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Libros de Clases Históricos

Libros de los cursos Cerrados, en solo lectura: asistencia, bitácora de cada clase, notas y observaciones. Incluye a todos los que estuvieron inscritos, también DEUDOR y RETIRADO.

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Flujo de caja proyectado · próximos 3 meses

Cursos / Talleres / Alumnos / Montos

Código	Taller	Profesor	F. inicio	Periodo	Estado	Valor curso	Ins/Vig/Ret	Recaudado	Deuda	Ingreso prom.	% Ing./Valor

Resumen académico

Panel Académico

Cursos dictados por periodo académico

Cursos / Talleres · alumnos por estado

Código	Curso / Taller	Periodo	Estado	F.Inicio	Horario / Sala	F.Cierre	F.Presentación	Ins/Vig/Ret

Académico

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Un enlace por persona y curso. Dura 72 horas y se cierra al aprobar la inscripción.
Solo el nombre y el curso son obligatorios: el resto lo completa la persona en el formulario.

Académico

Vista Portal del Alumno

Alumno

Registro

Alumnos

Ver:

	Nombre	RUT	Correo	Celular	F. Nac.	Edad	Region/comuna	C.Inscrito	CODIGO	Inscrito	Pago curso	Valor pago	%Dscto.	F.Pago Fin	Recaudado	Deuda	Apoderado	Celular apod.	Email apod.

Academia

Talleres & Cursos

0Talleres

0 vigentes · 0 no vigentes

0Tipos

—

Modalidades

0Curso/Sección dictados

en los talleres mostrados

0Inscritos registrados

en los talleres mostrados

	Nombre	Tipo	Modalidad	Precio contado	Cuotas	Secciones dictadas	Inscritos	Estado

Equipo

Profesores

		Nombre	Descripción	Correo	Celular	Instagram	Cursos (CODIGOS)

Registro

Inscripciones

	Alumno	Email	Taller	CODIGO	Fecha inicio	Semestre	F.pago	Valor curso	Dscto	Recaudado	C.pagas	Deuda	S.insoluto	Estado	Insc.Notion

Registro

Inscripciones Web (Wix)

Recibido	Alumno	Email	SKU	Taller detectado	Monto	Modo pago	Cupón

Finanzas

Pagos y Cuotas

	Alumno	RUT	Correo	Celular	Taller	CODIGO	Cuota N°	Monto	Ajuste	A cobrar	Monto pagado	Vencimiento	Estado	Fecha/hora pago	Método	IVA	Boleta	Notas / Obs.	Último recordatorio	Registrada / Modif.

Finanzas

Descarga/Carga de Pagos

🧾 Pagos del mes para emitir boletas

Una fila por cuota pagada en el mes, con curso, alumno, apoderado, monto, fecha y medio de pago.
El mes se cuenta por la fecha de pago: la boleta corresponde al mes en que entró el dinero.

Solo las que aún no tienen boleta

📥 Cargar cuotas pagadas desde planilla

Marca como pagadas las cuotas que ya existen en el SGI. No crea alumnos, ni inscripciones, ni cuotas: lo que no calce se reporta para resolverlo a mano.
Columnas que usa: Código Curso · RUT · N° Cuota · Método Pago · Monto (CLP) · Fecha Pago · Boleta · Estado cuota · Observaciones · Fuente / Trazabilidad

Finanzas

Gestión de Cobranza

$0 Vencido (antes de hoy)

0 cuota(s) · 0 alumno(s)

$0 Vence hoy

0 cuota(s) · 0 alumno(s)

$0 Próximos 5 días

0 cuota(s) · 0 alumno(s)

$0 Total por cobrar

0 cuota(s) · 0 alumno(s)

Vencimientos por curso

Código	Curso	Vencidas (antes de hoy)	Vencen hoy	Próximos 5 días	Total

	Alumno	Contacto	Taller	CODIGO	Cuota N°	Monto	Vencimiento	Estado	Último recordatorio

Finanzas

Alumnos Deudores

Vencido (antes de hoy)

0 cuota(s) · 0 alumno(s)

Vence hoy

0 cuota(s) · 0 alumno(s)

Próximos 5 días

0 cuota(s) · 0 alumno(s)

Total por cobrar

0 cuota(s) · 0 alumno(s)

Resumen por curso

CODIGO	Curso	Profesor	Vencidas	Hoy	Próximas	Total

Mismos totales que Gestión de Cobranza (vencidas + próximos 5 días). Usa el filtro "Último recordatorio" si quieres excluir a quienes ya se les recordó hoy.

	Alumno	Contacto	Curso	Profesor	Cuota N°	Vencimiento	Días atraso	Monto	Último recordatorio

Alumno	Estado	Taller · Código	Cuotas pendientes	Adeudado	Dejado de cobrar	Cambio de estado	Último recordatorio
Cargando…

Finanzas

Ingresos por Medio de Pago

⚠ Cómo se calcula: suma el valor de cada cuota pagada (columna «Monto») según el medio de pago y la fecha de pago registrados en la cuota (Pagos y Cuotas). Una cuota pagada sin medio de pago queda en «Sin registrar»: corrígela en Pagos y Cuotas.

Por día del mes

Por mes (últimos 6 meses)

Finanzas

Curso / Sección

Código	Curso	Taller (SGI)	Profesor(es)	Periodo	Estado	F.Inic.	F.Cierre	F.Pres.	Horario / Sala	Valor curso	Cuotas	CT	Ins/Vig/Ret	Recaudado	Deuda	Vencimientos de cuotas (dd/mm/aaaa)	Acciones

Finanzas

Estado de Pagos

Alumno	CODIGO	Curso	Dscto	Valor c/dscto	Cuotas	Pago Curso (Notion)	Pagado	Saldo	Próxima cuota	Último recordatorio	Estado

Pagado y Saldo salen de las cuotas de cada inscripción: Pagado es lo pagado en sus cuotas pagadas y Saldo lo que falta en las cuotas por cobrar. Las columnas «Cuotas» y «Pago Curso (Notion)» son el texto antiguo de Notion y pueden no coincidir. Los alumnos retirados no arrastran saldo.

Conciliación SumUp (POS)

Sube el registro de ventas de SumUp para conciliar los pagos con las cuotas adeudadas

Registro SumUp (.xlsx) — concilia por Monto Bruto

Conciliación Mercado Pago

Sube el registro de transferencias de Mercado Pago para conciliar los pagos con las cuotas adeudadas

Registro Mercado Pago (.xlsx)

Conciliación bancaria

Conciliación Entradas

Cruza los depósitos de la cartola del banco con las compras de entradas pagadas por transferencia. Solo se toman los depósitos que son múltiplos del valor de la entrada. La cartola no trae el nombre de quien transfiere: la sugerencia se basa en el monto exacto, el código y la fecha de transferencia que declaró el alumno y la fecha de la compra. Conciliar no verifica el pago (eso sigue siendo el ✓ en Venta de Entradas).

Cartola del banco (Excel)

Valor de la entrada

Depósitos desde

Hasta

Estado

Presentación (compras que participan)

Cursos

Todos

Carga una cartola o elige el período.

Conciliación Itaú

Sube la cartola del Banco Itaú. El sistema importa solo las transferencias recibidas de personas, excluyendo SumUp, Gesta Teatral, Pago Proveedores y Flow.

Cartola Itaú (.xlsx)

Comunicaciones

Notificador

Envía recordatorios automáticos a los alumnos con cuotas próximas a vencer. El correo se enviará al alumno y a su apoderado si corresponde.

Días de anticipación

Plantilla del mensaje

Se edita en la pestaña «Mensaje personalizado».

Los correos se envían automáticamente desde la cuenta configurada en el servidor (Brevo). No necesitas ingresar credenciales.

Plantilla guardada

Asunto del correo

CC — con copia (opcional)

Personas del equipo (usuarios del SGI) que reciben copia de cada correo de este envío. Marca una casilla por cada una. No aplica a WhatsApp.

Cuerpo del mensaje

Variables disponibles (pasa el cursor sobre cada una para ver de dónde sale el dato): {{nombre}} {{taller}} {{monto}} {{fecha_vencimiento}} {{numero_cuota}} {{profesor}} {{fecha_inicio}} {{sala}} {{dia_horario}} {{ubicacion}} {{url_encuesta}} {{cuotas_pendientes}} {{total_deuda}} {{fecha_limite}}

Buscar alumno

Filtrar por curso / taller

Estado

Destinatarios:

	Alumno	Taller / Curso	Cuota	Vencimiento	Monto	Correo	Último recordatorio

Cualquier inscripción real del alumno (Activa, Retirada o Completada) — no depende de que tenga una cuota pendiente. Sirve para bienvenida, avisos de evento o actividad, o cualquier mensaje que no sea de cobranza. Si algún dato sale mal en el mensaje (profesor, horario, sala…), corrígelo con «✎» antes de enviar: son los mismos campos de la ficha de la inscripción.

Buscar alumno

Filtrar por curso / taller

Estado de la inscripción

Cuotas por cobrar

Destinatarios:

	Alumno	Taller / Curso	Profesor	Fecha inicio	Estado	Por cobrar	Correo

Contar este correo como recordatorio de pago. Si lo marcas, se anota la fecha de hoy en «Último recordatorio» de las cuotas pendientes y vencidas de cada inscripción a la que se le envíe (lo que se ve en Gestión de Cobranza y Alumnos Deudores). Déjalo sin marcar si es un aviso que no tiene que ver con pagos (bienvenida, cambio de sala, evento…).

Fecha límite ({{fecha_limite}}) Registrar como aviso final

Con «Registrar como aviso final», al enviarse el correo queda en las notas de la inscripción «Aviso final enviado el DD-MM-AAAA: cuotas … por $…, plazo hasta el …» y en Trazabilidad, y cuenta como recordatorio de pago. Solo se envía a inscripciones con cuotas vencidas; a las demás no les llega.

Académico

Evaluación Docente

Encuestas de final de proceso por Curso/Sección. Cada alumno recibe un enlace personal para saber quién respondió, pero las respuestas son anónimas: no quedan asociadas a su nombre, salvo el testimonio que quiera firmar. Se envían desde el correo de Evaluación Docente (Parámetros).

Académico

Diplomas

Sube el PDF de Canva con todos los diplomas de un curso: el sistema lo separa en un diploma por alumno según el nombre impreso en cada página. Revisas la asignación, guardas, y cada diploma se envía adjunto por correo desde el correo de Evaluación Docente. El alumno también lo descarga desde su Portal.

Curso / Sección

PDF con los diplomas

Comunicación y Ventas

Venta de Entradas

📷 Check-in en el teatro

Curso/Sección	Presentación	Fecha	Valor	Cupo	Disponibles	Máx./alumno · compraron	Vendidas	Estado
Cargando…

Alumno	Cantidad	Monto	Fecha	Modo	Boleta	Estado	Asistentes
Cargando…

Alumno	Enlace		Último envío
Cargando…

Tienda

Merchandising

Control de inventario

Stock y Reposiciones

	Producto	Categoría	Precio venta	Stock actual	Stock mínimo	Última reposición	Último proveedor

Integración

Notion Sync

Configuración

Credenciales Notion API

Método recomendado — Variables de entorno Railway

1. Ve a Railway → tu servicio → Variables
2. Agrega: NOTION_TOKEN = tu token
3. Agrega: NOTION_DB_ALUMNOS = ID de la BD
4. Haz Deploy → el token nunca se pierde

O configura aquí (se guarda en la BD)

Integration Token (secret_xxx o ntn_xxx)

IDs de bases de datos Notion

Database ID — Alumnos

Filtros de recuperación de datos

La sincronización trae desde Notion solo los alumnos que cumplen todos los filtros indicados abajo (se combinan con Y). Los campos opcionales vacíos no filtran.

Campo "Inscrito" permitidos (lista — vacío = todos)

Trae solo los alumnos cuyo "Inscrito" esté en esta lista. Los RETIRADO quedan en SGI con su inscripción en estado Retirada. Separa varios valores con coma.

CODIGO permitidos (lista blanca — vacío = todos)

Trae solo alumnos cuyo campo "CODIGO" (en la base de Alumnos) coincida con alguno de estos valores. Toca el campo para elegir de la lista o sepáralos con coma. Vacío = sin filtro.

Sincronización automática

Activar sincronización automática

Frecuencia (horas)

💡 Guarda la configuración primero, luego prueba la conexión.

Último resultado

Sin sincronizaciones realizadas

¿Cómo obtener el Database ID?

1. Abre la base de datos en Notion
2. Copia la URL del navegador
3. La URL tiene esta forma:
notion.so/workspace/DATABASE_ID?v=...
4. Copia los 32 caracteres después del último / y antes del ?

5. Luego comparte la BD con tu integración:
⋯ → Connections → SGI La Teatral

Diagnóstico por CODIGO

Compara los alumnos de un CODIGO en Notion contra el SGI e indica por qué alguno no aparece.

Muestra cómo lee el SGI sus campos (tipo y valor).

Campos reconocidos automáticamente

Datos personales

Nombre / Name
Email / Correo
Teléfono / Celular
RUT
Fecha Nacimiento
Región/comuna
Apoderado
Fecha Inscripción

CRM y Pago

Embudo
Curso de interés
Curso Inscrito
CODIGO
Inscrito (Si / RETIRADO)
Pago Curso · M de Pago
Valor Pago · Descuento (%)
Fecha de Pago Final
Observaciones Cliente

· El taller se resuelve por CODIGO (y, si no, por el nombre del Curso Inscrito).
· Las inscripciones y cuotas se generan en el SGI; los alumnos con RETIRADO quedan con su inscripción en estado Retirada.
· Las fechas se normalizan (AAAA-MM-DD) y el Descuento se interpreta como porcentaje al traerlo.
· Los cursos/talleres se administran directamente en el SGI (no se sincronizan desde Notion).

Lógica de actualización
· Si el registro no fue editado en el SGI, Notion actualiza todos los campos anteriores.
· Si sí fue editado en el SGI, Notion solo prevalece en: Observaciones Cliente, Pago Curso, Valor Pago, M de Pago, Descuento y Fecha Curso (y el taller); el resto conserva lo del SGI.
· Inscrito: "Si" → inscripción activa; RETIRADO o DEUDOR → inscripción Retirada.
· No se sincroniza Apellido (no existe en Notion).

Historial de sincronizaciones

Fecha	Tabla	Total	Nuevos	Actualizados	Errores	Detalle

Configuración

Parámetros

Las listas desplegables del SGI se sincronizan automáticamente desde Notion. Aquí puedes revisar y editar las opciones disponibles para cada campo.

Portal de Alumnos — Link de pago

Enlace al que se dirige al alumno al pagar una cuota

Cuando un alumno presiona "Pagar" en su portal, se abre este enlace y su cuota queda en estado "en curso" hasta que confirmes la recepción del pago en Cobranza o Pagos.

Diagnóstico de correo (Brevo)

Para enviar correos en Railway se usa Brevo (variables BREVO_API_KEY y BREVO_FROM). El resultado muestra el error exacto si el envío falla.

Correo de Evaluación Docente

Las encuestas de Evaluación Docente salen desde un remitente propio, distinto del de cobranza. Se declara en Railway con BREVO_FROM_EVALUACION (y opcionalmente BREVO_FROM_EVALUACION_NAME y BREVO_REPLYTO_EVALUACION), y debe estar registrado y activo como remitente en Brevo.

Quién firma las invitaciones

El correo sale escrito en primera persona por quien firma. Un nombre de persona (y no de un departamento) y una dirección que alguien lea para las respuestas ayudan a que Gmail lo deje en Principal y no en Promociones.

Nombre del remitente (lo que ve el destinatario)

Las respuestas llegan a (vacío = el remitente)

Firma (una línea por renglón)

Medios de pago (códigos de Notion)

Cómo se traduce cada abreviatura de "Fechas y obs pagos" al método de pago de la cuota

En Notion los pagos se anotan como M1: SMP1 17/5/26 — mensualidad, código del medio, y fecha. Esta tabla define qué significa cada código. El código debe ser de 2 a 6 letras; se usa para reconocer el texto, así que cambiarlo afecta a las próximas sincronizaciones, no a las cuotas ya registradas.

Código	Descripción (lo que se guarda en la cuota)

Probar con texto real de Notion

Políticas del servicio

Cada alumno que se autoinscribe acepta la versión vigente en ese momento, y así queda registrado. Al cambiar el texto en el sitio, sube la versión acá: es lo que separa "aceptó las políticas" de "aceptó estas políticas". Las inscripciones anteriores conservan la que aceptaron.

Estados de las cuotas

"Cuenta como" es lo importante: decide si una cuota con ese estado suma a lo recaudado, suma a la deuda, o queda fuera de ambos. Un estado nuevo funciona en todos los informes con solo definir eso.

Los estados marcados del sistema se pueden renombrar, pero no borrar ni cambiarles el "cuenta como": el resto del SGI depende de ellos para saber qué es un pago.

Venta de Entradas · Datos bancarios

Único medio de pago: transferencia bancaria. Estos datos se muestran tal cual en el formulario público de compra, para que el alumno sepa a dónde transferir.

Banco

Tipo de cuenta

N° de cuenta

RUT

Nombre / Titular

Correo para el comprobante

Mensaje para el alumno (aparece junto a los datos bancarios)

📋 Aviso de planificación pendiente

Para los cursos que todavía no empiezan (Vendiéndose o Vendido) y no tienen su planificación en el Libro de Clases — salvo las Clases Personalizadas (código CPE) —, el sistema mantiene un solo mensaje en el Muro de Novedades con la lista de todos ellos, y envía un correo a estas personas 7 días y 48 horas antes del inicio, solo si para entonces sigue sin planificación. Revisa una vez al día, desde las 09:00.

Correos que reciben el recordatorio (separados por coma o uno por línea)

💰 Aviso de cuotas pendientes

Revisa los alumnos con inscripción vigente de dos grupos de cursos — salvo las Clases Personalizadas (código CPE) —: los que empiezan en 2 días o menos y todavía deben su primera cuota, y los que cierran en 7 días o menos según la fecha de cierre de Curso/Sección y todavía deben su última cuota (un curso sin fecha de cierre no entra en esta revisión). Mantiene un solo mensaje en el Muro de Novedades con la lista vigente y envía un correo, una vez por curso, a los mismos destinatarios del aviso de planificación pendiente. Revisa una vez al día, desde las 09:00.

Destinatarios: — (se cambian arriba, en el aviso de planificación)

🚪 Salas

Las salas donde se dictan los cursos, con su ubicación y su cupo (cuántas personas caben). Al crear o editar un Curso/Sección se elige la sala de esta lista y sus Cupos totales no pueden superar el cupo de la sala: si lo superan, el sistema avisa la capacidad máxima y no deja guardar. Los cursos de Tipo Online van en la sala virtual. Las Clases Personalizadas quedan fuera de esta regla. Una sala que ya usa algún curso no se puede renombrar ni eliminar: se desactiva, y deja de aparecer para elegirla.

Nombre	Ubicación	Cupo	Activa	Cursos
Cargando…

Nombre

Ubicación

Cupo

📅 Curso/Sección · Próximos días

Cuántos días hacia adelante, contando desde hoy, mira cada tarjeta de la fila «Próximos días» en Curso/Sección. Por iniciar usa la fecha de inicio (desde mañana), Por presentar la fecha de presentación y Por cerrar la fecha de cierre. No cuentan los cursos en estado Cerrado. La tarjeta de estado «Por cerrar» de la primera fila no cambia: sigue contando por estado.

Por iniciar (días)

Por presentar (días)

Por cerrar (días)

Clases Personalizadas · Tarifario

El descuento sube según cuántas sesiones se compran juntas (máximo 4). El código de Curso/Sección de cada clase (uno por profesor y período) lo define el equipo directamente al crear la inscripción — esto solo calcula el precio.

Precio por sesión

Sesiones	Descuento	Precio final

Embudo

Select · etapa CRM

Pago Curso

Multi-select · estado del pago

Reconocimiento de mensualidades pagadas

Define cómo se leen los valores de este campo para calcular lo recaudado y la deuda. Separa las variantes con “|”. El número de la mensualidad se toma del propio texto (por ejemplo M:3 → 3 mensualidades pagadas).

Palabras que indican “pagado completo”

Prefijos de mensualidad

Agrupadores de medios de pago

Usados en "M de Pago" y "Fechas y obs pagos" de Notion para identificar con qué canal se pagó cada cuota (ej. SMP1 = cuota 1 pagada por SumUp), y para agrupar las tarjetas de Cobranza → Ingresos por Medio de Pago.

Abreviatura	Se agrupa como

Sistema

Mantención

Repositorio de imágenes

Guardadas en Cloudflare (si la subida falla, quedan un tiempo en el volumen y se trasladan de noche). Úsalas en talleres, profesores, merchandising o el portal copiando su enlace.

📋 Informes de integridad

Solo lectura — ninguno modifica datos. Se abren en una pestaña nueva.

📅 Estado automático de Curso/Sección

El único proceso que cambia el estado de los cursos: fechas de inicio y cierre + planificación del Libro de Clases.

Reglas, en este orden

1. Sin fecha de inicio: no se calcula (se elige a mano).
2. Pasó la fecha de cierre → Cerrado (desde el día siguiente al cierre).
3. Faltan 15 días o menos para el cierre → Por Cerrar. Sigue visible en el Libro: el profesor termina las clases que quedan.
4. Ya empezó: con clases planificadas en el Libro → Activo; sin planificación → Abierto (falta planificar).
5. Todavía no empieza → Vendiéndose, o Vendido si se marcó a mano (cupo lleno), que se respeta hasta el inicio.

Cuándo se aplica

· Cada noche a las 03:30, si está activada la casilla de abajo (recomendado). Corre una vez al día, aunque el servidor se reinicie.
· Al guardar un curso en Curso/Sección: si no se cambió el estado a mano, se guarda el que corresponde (un curso nuevo nace con su estado real).
· A mano: «Analizar» muestra lo que cambiaría y «Aplicar» lo hace, con confirmación.

📌 Fijado a mano

Si en la ficha se elige un estado de otra etapa que la que dicen las fechas (por ejemplo «Cerrado» antes de la fecha de cierre), queda fijado y este proceso no lo cambia. Etapas: antes del inicio (Vendiéndose/Vendido) · en curso (Abierto/Activo) · Por Cerrar · Cerrado. Si va por delante de las fechas, se libera solo cuando las fechas llegan a esa etapa; si va por detrás (por ejemplo, reabierto después del cierre), queda así hasta que alguien corrija las fechas o el estado. Cada cambio queda en el historial de accesos.

🎭 Limpiar campos de Clases Personalizadas idénticos al curso

Profesor, día/horario y fecha de inicio que quedaron guardados en una inscripción regular con el mismo valor que ya trae su Curso/Sección (datos de antes de la versión 2.39.0). No cambia nada en lo que se ve ni en lo que usa el Notificador — solo hace que el recuadro de Clases Personalizadas vuelva a aparecer cerrado para esas inscripciones.

🎓 Rescatar la situación desde la ficha

Copia a la inscripción las becas, devoluciones y reservas que hoy solo viven en el campo PAGO CURSO de la ficha. Es lo único de ese campo que ninguna otra tabla puede representar.

🧾 Marcar cuotas como exentas de IVA

Los cursos son exentos, pero las cuotas creadas antes nacieron afectas. Las cuotas nuevas ya nacen exentas: esto corrige las anteriores.

🧹 Limpiar constancias de las cuotas

Recorta la lista de campos que se agregaba a cada constancia. Deja solo "[fecha] Acción por usuario". No toca ninguna nota escrita por una persona.

🔎 Detectar el medio de pago faltante

Deduce el medio de las cuotas pagadas que no lo tienen, desde el texto de Notion, el pedido de Wix o la ficha del alumno. Son las que hoy caen en "Sin registrar".

🧠 Depositantes conocidos desde el historial

Aprende de las conciliaciones ya hechas qué depositante paga por qué alumno cuando quien deposita no es el propio alumno (apoderados incluidos). No toca cuotas ni depósitos.

🔤 Normalizar medios de pago

Unifica las variantes del mismo medio ("SMP", "SUMUP", "Sumup") al nombre de la tabla de Parámetros. Corrige que Ingresos por Medio de Pago muestre varias tarjetas para un mismo medio.

↺ Rehacer planes reconstruidos

Vuelve a emitir los planes que creó la reconstrucción, corrigiendo el n° de cuotas. Solo toca cuotas creadas por ese proceso: si alguna se editó, se pagó o se concilió después, la inscripción queda fuera.

📭 Reconstruir planes de cuotas faltantes

Emite el plan de las inscripciones que no tienen ninguna cuota y marca pagadas las que Notion declara. Sin cuotas, esos alumnos aportan $0 a la recaudación aunque hayan pagado.

🚪 Retirados con cuotas por cobrar

Inscripciones RETIRADO que siguen con cuotas por cobrar (incluidas las que quedaron con Estado «Activa», por eso se les seguía cobrando). Regularizar deja la inscripción en Retirada y anula sus cuotas por cobrar; las pagadas no se tocan. Vista previa, eliges cuáles, con respaldo previo.

📐 Restablecer cuotas al valor del plan

Inscripciones cuyas cuotas por cobrar quedaron con un valor distinto del plan (total con descuento ÷ número de cuotas), por el antiguo reparto del saldo. Vista previa, eliges cuáles, y se aplica con respaldo previo.

🧩 Desligar pedidos Wix sin alumno

Quita las referencias a alumnos e inscripciones eliminados. El pedido no se borra — es un hecho comercial y su rastro queda. Crea un respaldo antes de escribir.

💾 Respaldo descargable

El respaldo automático se genera a diario con rotación circular (diario / semanal / mensual, hasta 12 meses) y, si está configurado, se sube a un repositorio externo de bajo costo (S3-compatible: Cloudflare R2, Backblaze B2, etc.). Esto baja una copia a tu computador, de todas formas.

🧾 Completar monto pagado vacío

Rellena «Monto efectivamente pagado» con el valor de la cuota, solo en cuotas ya pagadas que lo tengan en blanco. Regularización histórica: crea un respaldo antes de escribir.

🏷️ Aplicar descuentos a cuotas ya creadas

Recalcula las cuotas pendientes y vencidas de los alumnos con beca, cupón o descuento familiar cuyas cuotas se emitieron al precio de lista. Nunca modifica una cuota pagada.

🔁 Repaso de pagos históricos (Notion)

Completa fecha de pago, método y monto pagado en cuotas ya marcadas como pagadas, leyendo el texto de «Fechas y obs pagos» que ya está guardado. No cambia estados ni montos de cuota, y no pisa datos existentes.

🔍 Auditoría de alumnos duplicados

Solo lectura — no modifica ni fusiona nada. Un candidato es quien coincide en correo + RUT + nombre a la vez — criterio estricto para minimizar falsos positivos (el RUT es único por persona, así que hermanos que comparten el correo del apoderado ya no califican, sin importar si comparten o no el mismo curso).

🔍 Diagnóstico de Inscritos / Vigentes / Retirados

Solo lectura — no modifica nada. Revisa 3 problemas de integridad reales: alumnos con más de una inscripción al mismo CODIGO, inscripciones sin alumno (huérfanas), e inscripciones "activa" de fichas ya inactivas.

🔍 Alumnos con más de un curso a la vez

Solo lectura — no modifica nada. Muestra cada una de sus inscripciones por separado (descuento, recaudado y deuda propios de cada curso), para revisar que no se estén mezclando entre sí.

💰 Corregir cuotas de cursos a "Exentas" de IVA

Las cuotas son siempre de cursos/talleres (nunca de productos) y son exentas por definición. Corrige cualquier cuota que haya quedado marcada afecta a IVA por error — no toca monto, estado ni fechas.

🔧 Resolver inscripciones duplicadas por CODIGO

Cuando un mismo CODIGO tiene 2+ inscripciones (por reactivaciones repetidas de Notion), compara sus cuotas cuota por cuota y elige cuál mantener — nunca borra, solo mueve/traspasa. Necesario antes de poder fusionar alumnos que choquen en un CODIGO.

🔗 Curso/Sección sin Taller vinculado

Funcionan normal para Curso/Sección, cuotas y Nueva Inscripción (ahí el taller se elige a mano). El vínculo solo hace falta cuando algo necesita RESOLVERLO solo a partir del CODIGO — como Inscripciones Web al aprobar, que desde hace poco rechaza esos casos en vez de dejar elegir un taller ahí mismo.

⚖ Auditoría: Inscritos = Vigentes + Retirados

Solo lectura — no modifica nada. Por cada CODIGO donde la ecuación no cuadra, señala exactamente cuáles inscripciones son la causa (no solo que hay un problema).

⚠ Fusiones revividas por Notion

Solo lectura — no modifica nada. Busca fichas que fueron fusionadas (y marcadas inactivas) pero que hoy aparecen activas de nuevo, y compara sus inscripciones contra las del sobreviviente original — para confirmar si la información de la fusión sigue intacta.

🔍 Alumnos sin ningún curso inscrito

Solo lectura — no modifica nada. Todo alumno que entra al SGI (Notion, Wix o alta manual) debería terminar con al menos una inscripción real. Si aparece acá, es un prospecto de CRM que nunca se inscribió, o un caso donde la inscripción no llegó a crearse.

Respaldos de la base de datos

Se conservan los últimos 10. Hay un respaldo automático diario; además puedes crear uno manual con el botón.

Archivo	Fecha	Registros	Motivo	Tamaño	Acciones

Capacidad del sistema

Tamaño de la base y uso de memoria. Si algo cruza su umbral, el sistema envía una alerta por correo.

Historial de sincronizaciones con Notion

Fecha	N° sincronizaciones	Total	Nuevos	Actualizados	Errores

Filtros y reglas del sistema

Vista de referencia. Los marcados como editables se cambian en su módulo; los demás están fijos en el código.

Sistema

Administración de Usuarios

		Nombre	Correo	Celular	Ciudad	Perfil	Módulos	Estado	Último acceso

Sistema

Trazabilidad

Quién hizo qué en el SGI: cambios a la ficha de los Alumnos, a Inscripciones, Cuotas, Enlaces de Autoinscripción e Inscripciones Web, y el registro de accesos al sistema, cada uno con su detalle y un resumen ejecutivo. Solo lo ve un administrador.

Alumno o código

Entidad

Acción

Usuario

Desde

Hasta

Fecha y hora	Usuario	Entidad	Acción	Alumno	Código	Qué cambió
Cargando…

Sistema

Ayuda / Documentación

Guías paso a paso para usar cada módulo del SGI correctamente. Atajo: en cualquier pantalla, deja el cursor quieto 3 segundos sobre el nombre del módulo (el título o su ítem del menú) y aparece aquí su guía en una ventana. Se va completando de a poco — un módulo aparece con "Aún no documentado" hasta que se escriba su guía.

General

⌂ Inicio

Para qué sirve

Es la primera pantalla y funciona como un muro interno de mensajes (se llama «Muro de Novedades»): el equipo comparte en qué está trabajando, deja avisos a otras personas y se responde ahí mismo. También reúne tu lista personal de tareas. Está disponible para todos los usuarios, sin depender de los módulos asignados.

Qué contiene

Cuadro para publicar: texto de hasta 8.000 caracteres, con negrita, cursiva, enlaces e imágenes por URL, y dictado por voz 🎤 (según lo que permita tu navegador).
Estado del mensaje: En curso o Terminada. Para quién es: Todos (público), Un colaborador, Un perfil o Un curso.
El muro: los mensajes que te corresponden, del más reciente al más antiguo, con filtros Todas / En curso / Terminadas y un botón ↻ para actualizar.
En cada mensaje: 💬 Responder, marcar como terminada (o reabrir), ✎ editar, 🗑 eliminar y ✚ To-Do.
✓ Mi To-Do: tu lista personal de tareas.
🎂 Cumpleaños de alumnos de cursos vigentes (hoy y los próximos 7 días), con el curso de cada uno.
● Conectados ahora: quién está usando el sistema. Solo lo ven los administradores.
Aviso de mensajes nuevos en el menú (ver abajo).

Tenlo presente cada vez que lo uses

Un mensaje sin destinatario es público: lo ve todo el equipo. Si eliges un colaborador, un perfil o un curso, queda privado para esos destinatarios. Puedes elegir varios a la vez (mantén Ctrl, o ⌘ en Mac), hasta 30.
Los administradores ven todos los mensajes del equipo, incluso los dirigidos a otra persona. No lo uses para lo que deba quedar entre dos personas.
Dirigir un mensaje a un curso lo envía a sus alumnos, que lo leen en su portal. Un administrador puede elegir cualquier curso; un profesor, solo los que dicta (los que tiene asignados en Profesores). Un colaborador que no es profesor ni administrador no puede dirigir mensajes a cursos.
«Notificar por correo» aparece al elegir un destinatario y avisa por correo a esas personas (o a los alumnos activos del curso que tengan correo). Si alguna no tiene correo registrado, el sistema lo informa.
Los administradores reciben un correo automático cuando alguien publica un mensaje público o dirigido a un perfil o un curso completo, marques o no «Notificar por correo». En los mensajes 1 a 1 no.
Solo el autor o un administrador puede editar, eliminar o marcar como terminado un mensaje. Eliminar es definitivo. Al editarlo o reabrirlo, el mensaje sube al inicio del muro.
Editar una respuesta (v2.123.0): en tus propias respuestas aparece ✎. Solo quien escribió la respuesta puede editarla (ni siquiera un administrador puede cambiar la respuesta de otra persona). Una respuesta editada muestra «editada» con la fecha.
Responder está disponible para quienes pueden ver el mensaje. Los mensajes que los alumnos escriben a un profesor le llegan a él, siempre que su correo de acceso coincida con el de su ficha en Profesores.
Avisos: en cualquier pantalla, cada 40 segundos, el sistema revisa si hay mensajes nuevos de otras personas. Si los hay, aparece un número en «Inicio» y suena un aviso corto (solo cuando pasa de cero a alguno). El número se apaga al abrir el muro.
Mi To-Do es solo tuyo: nadie más ve tu lista. Puedes escribir una tarea, marcarla como hecha o eliminarla. ✚ To-Do de un mensaje lo agrega a tu lista; queda como «✓ En To-Do».
Conectados ahora considera a quien tuvo actividad en los últimos 5 minutos. Se guarda en memoria: se pierde si el sistema se reinicia.
Al final del menú, el número de versión abre las Novedades del SGI: el registro de lo que cambió en cada versión. Es distinto del muro.

◈ Dashboard

Para qué sirve

Es el resumen en números de toda la escuela: alumnos, inscripciones, lo vendido, lo recaudado y lo que falta por cobrar, y abajo una tabla curso por curso. Solo se mira: aquí no se cambia ningún dato.

Qué contiene

Tarjetas: alumnos activos, talleres con alumnos, inscripciones (incluidas las retiradas), inscripciones retiradas, total vendido, deuda total pendiente, recaudado, recaudado y deuda de retiradas, cuotas vencidas, entradas vendidas y lo recaudado por entradas, y las Clases Personalizadas (inscripciones y recaudado). Los montos que dicen «(miles)» están en miles de pesos.
Flujo de caja proyectado: lo que debería entrar en cada uno de los próximos 3 meses según las cuotas por vencer.
Tabla de cursos, con filtros por año, período, mes de inicio y estado.

Tenlo presente

No cuenta las pruebas del equipo LTC (desde la v2.82.0): alumnos con «LTC» al inicio de sus Notas internas, inscripciones con «LTC» al inicio de sus Notas y Curso/Sección con Tipo «LTC». Quedan fuera de todas las cifras: alumnos, inscripciones, recaudado, deuda, cuotas vencidas, flujo de caja y la tabla de cursos.
Retiradas: «Recaudado de retiradas» es lo que alcanzaron a pagar las inscripciones retiradas; «Deuda de retiradas» (v2.94.0) es lo que quedaron debiendo: el valor del curso con su descuento, menos lo que pagaron, sumado de todas las retiradas. Debajo dice cuántas inscripciones retiradas tienen saldo y, si las hay, cuánto de ese saldo sigue en cuotas por cobrar (retiros sin regularizar: se ven en Mantención → «Retirados con cuotas por cobrar»). Ninguna de las dos se suma a «Deuda total pendiente» ni cambia con los filtros de la tabla (dicen «cifra global»). Como el resto del Dashboard, no incluye Clases Personalizadas ni las pruebas del equipo.

Académico

📊 Panel Académico

Para qué sirve

Es un resumen de solo lectura de cuántos alumnos, inscripciones y cursos hay, por curso y por período. Sirve para mirar la foto general; aquí no se edita nada.

Qué contiene

Tarjetas de arriba: Alumnos en cursos (personas distintas), Inscritos (incl. retirados), Vigentes y Retirados. Bajo las dos primeras aparece el desglose vigente / histórico.
Cursos dictados por periodo académico: una tarjeta por período (Sem.1, Sem.2, Anual…) con la cantidad de cursos y cuántos son vigentes e históricos.
Tabla «Cursos / Talleres · alumnos por estado»: código, curso, período, estado, fechas, horario y sala, y la columna Ins/Vig/Ret. Se ordena haciendo clic en el encabezado.
Filtros: año, período, mes de inicio y estado del curso.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Vigente / histórico se mide por el curso: «histórico» es un curso cuyo estado es Cerrado; «vigente» es cualquier otro estado. No es lo mismo que las tarjetas «Vigentes» y «Retirados», que hablan de la inscripción de cada alumno.
Ins/Vig/Ret significa Inscritos / Vigentes / Retirados. Los Inscritos incluyen también a los Deudores y a las Completadas, por eso el total puede ser mayor que Vigentes + Retirados.
Con un filtro activo, las tarjetas Inscritos, Vigentes y Retirados se recalculan sobre lo filtrado. Alumnos en cursos no: cuenta personas distintas y queda con el total general (la tarjeta lo indica).
Solo cuentan alumnos activos y estados de inscripción Activa, Retirada o Completada; las canceladas no suman.
Un curso declarado en Curso/Sección que aún no tiene inscritos también aparece, con ceros.
No se cuentan las pruebas del equipo LTC (desde la v2.81.0): los alumnos cuyas Notas internas empiezan con «LTC», las inscripciones cuyas Notas empiezan con «LTC» y los Curso/Sección con Tipo «LTC» (con sus inscripciones). No importan mayúsculas ni espacios al inicio. Esos cursos tampoco aparecen en la tabla ni en los cursos por período. Bajo las tarjetas se indica cuántos quedaron fuera. Desde la v2.82.0 la misma regla rige en todo el SGI (ver la guía de cada módulo).

🎭 Vista Portal Alumno

Para qué sirve

Muestra tal como lo vería el alumno lo que hay en su portal: sus cursos, las cuotas que tiene pendientes y sus diplomas. Es útil para atender una consulta («no veo mi pago») viendo lo mismo que ve la persona.

Qué contiene

Un selector de Alumno (arriba). Junto al nombre van los códigos de todas sus inscripciones (de todas sus fichas con el mismo correo), separados por coma (v2.106.3). Ya no se usa el campo CODIGO de la ficha, que venía de Notion.
Por cada inscripción del alumno: el taller y su estado. La tabla «Estado de mis cuotas» aparece solo si ese curso tiene alguna cuota pendiente de pago (vigente, vencida o en revisión); un curso pagado completo se muestra sin cuotas (v2.106.2). Las cuotas anuladas no se muestran.
Mis diplomas (v2.106.2): los diplomas que el alumno ve en su portal, con «👁 Ver» para abrir cada uno.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Es una vista de solo lectura: no permite corregir nada. Para cambiar un dato hay que ir a Alumnos, Inscripciones o Pagos y Cuotas.
Lo que se ve viene de los mismos datos del sistema: si algo se ve mal aquí, la corrección se hace en su módulo de origen.
Cada cuota se muestra bajo su curso según el CODIGO de la inscripción (si no tiene código, según el nombre del taller).

👥 Alumnos

Para qué sirve

Es la ficha de cada persona. Hay una sola ficha por alumno, aunque esté inscrito en varios cursos: los cursos viven en Inscripciones.

Qué contiene

Lista con buscador (nombre, RUT, correo, celular, código de curso o apoderado; no distingue tildes ni mayúsculas) y contador de alumnos.
Vistas de columnas: Personal y Apoderado (botones arriba de la lista).
Clic en el nombre: abre la ficha, con las pestañas Datos personales, Apoderado y Ficha Insc. (ficha de inscripción imprimible). La ficha firmada que se sube (PDF o foto) se guarda en Cloudflare y se abre desde el mismo botón de siempre.
El curso del alumno sale de sus inscripciones (v2.107.1): al editar un alumno, la pestaña CRM muestra «Cursos inscritos» (código · taller · estado) según sus inscripciones, en solo lectura: se cambian en Inscripciones. Los campos heredados de Notion «Curso inscrito» y CODIGO de la ficha ya no se muestran. Al crear un alumno sigue el campo «Inscribir en el curso (CODIGO)», que genera su inscripción. En la pestaña Ficha Insc. se elige el curso de la ficha entre sus inscripciones (por omisión, la activa; si se abre desde el Libro de Clases, la de ese curso), y la ficha imprimible muestra ese curso.
Botón 👁 de cada fila: lleva a las inscripciones de ese alumno.
+ Nuevo alumno para crear una ficha a mano.
Solo administradores: Respaldo, Normalizar fechas, Vaciar base y Exportar a Excel.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Para crear un alumno se exige correo, número de documento y celular. Sin esos tres datos el sistema no lo guarda.
El ⚠ junto al nombre avisa que falta o es dudoso algún dato (correo, celular, fecha…). Pasa el mouse encima para ver cuál.
«Creado / aprobado por» (en Datos personales) es de solo lectura: muestra quién del equipo ejecutó la creación. En los alumnos que vienen de la sincronización automática con Notion no hay usuario, y así lo indica.
Eliminar alumno borra también todas sus inscripciones y cuotas, incluidos los pagos ya registrados, y no se puede deshacer. A diferencia de eliminar una inscripción, aquí el sistema no se detiene aunque haya pagos. Si lo que quieres es cerrar un curso, usa Cancelar o Retirar en Inscripciones.
El alumno puede ser «vigente» en un curso y «retirado» en otro: ese estado está en cada inscripción, no en la ficha.
🧪 PRUEBA (desde la v2.82.0): un alumno cuyas Notas internas empiezan con «LTC» es una ficha de prueba del equipo. Se ve y se edita como cualquiera, pero no se cuenta en el contador ni en ningún total o informe. Un alumno real no suma lo de sus inscripciones de prueba.

🎭 Talleres

Para qué sirve

Es el catálogo de tipos de curso: nombre, tipo, modalidad, precio contado, cuotas, valor por cuota y día de pago. Es la plantilla; no tiene fechas concretas: cada vez que se dicta se declara un Curso/Sección.

Qué contiene

Tarjetas: Talleres, Tipos, Modalidades, Curso/Sección dictados e Inscritos registrados (sobre los talleres que se ven).
Tabla con nombre, tipo, modalidad, precio contado, cuotas, Secciones dictadas, inscritos y estado. Filtros por tipo, modalidad y estado, más buscador.
Ficha del taller: nombre, estado / vigencia, descripción, tipo, modalidad, imagen, precio contado, N° de cuotas, valor por cuota y día de pago.
El nombre del taller es el nombre de sus cursos (v2.107.0): en todo el SGI —selectores, grillas, informes, Portal del Alumno y correos— un curso se muestra con el nombre del Taller vinculado a su código en Curso/Sección. Ya no se usan los nombres que venían de Notion, y el campo «Nombre en Notion» se quitó de la ficha. Renombrar un taller cambia el nombre de todos sus cursos.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Secciones dictadas cuenta los Curso/Sección distintos vinculados a ese taller; el total del encabezado no cuenta dos veces un código compartido.
El vínculo entre un código de Curso/Sección y su taller se revisa en Mantención → Curso/Sección sin Taller vinculado.
Eliminar taller: no se deja mientras tenga inscripciones vigentes. Si solo quedan históricas, pide una segunda confirmación y, si aceptas, borra esas inscripciones con sus cuotas, pagadas incluidas. Para dejar de ofrecerlo, márcalo «No vigente» en vez de eliminarlo.
Los inscritos y las secciones dictadas no cuentan las pruebas del equipo LTC (desde la v2.82.0).

📚 Curso / Sección

Para qué sirve

Cada fila es una oferta concreta de un curso, identificada por un CODIGO único (por ejemplo TEAA26IS1V01): fechas, horario, sala, valor, cuotas, vencimientos y estado. Es la fuente de verdad de las inscripciones.

Qué contiene

Tarjetas por estado del curso, con los alumnos vigentes de cada uno, y un total.
Columna «Curso» (v2.106.0): es el nombre del curso en el SGI, armado como Taller · Día · Fecha de inicio (en Clases Personalizadas, Taller · Profesor). Reemplaza a la antigua columna «Curso (Notion)», y el campo «Curso (Notion)» ya no aparece en Nuevo, Editar ni Clonar. Si un curso se ve con un nombre que no corresponde, se corrige su Taller vinculado, el día o la fecha de inicio. El buscador encuentra por código, por este nombre o por el taller.
Selector de Taller (v2.106.0): muestra solo los talleres vigentes (activos), con Nombre · Tipo · Modalidad · Precio contado, para distinguir talleres de nombre parecido. Al editar, si el taller vinculado ya no está activo, aparece igual, marcado «(inactivo)». El mismo formato se usa en todos los lugares donde se elige un taller: inscripción, aprobación de inscripción web, Mantención (vincular cursos sin taller) y Parámetros.
Próximos días (segunda fila de tarjetas): Por iniciar (fecha de inicio desde mañana), Por presentar (fecha de presentación) y Por cerrar (fecha de cierre), dentro de los próximos días que se definen en Parámetros (7 por omisión). Cuentan por fechas, no por estado: no incluyen los cursos Cerrados ni los que no tienen esa fecha, y un curso puede estar en más de una. Al pinchar una, la grilla muestra solo esos cursos ordenados por esa fecha, la más cercana primero. La tarjeta de estado «Por cerrar» de la primera fila es otra cosa (el estado del curso) y puede dar un número distinto.
Filtros: buscar por código o nombre, año, período, mes de inicio y profesor.
Tabla: código, curso, taller, profesores, período, estado, fechas, horario y sala, valor, cuotas, CT (cupos totales del curso, desde la v2.97.0; se definen en la ficha y se puede ordenar por ellos), Ins/Vig/Ret, recaudado, deuda y los vencimientos de cada cuota.
Campos vacíos (v2.100.0): el formulario ya no muestra valores tenues de ejemplo. Al guardar, si quedan campos sin completar (Taller vinculado, período, tipo, valor, cuotas, fechas, sala, modalidad, día, horas, cupos o año), se listan y hay que confirmar «Guardar de todas formas».
↻ Actualizar el Taller en sus inscripciones (en Editar, v2.100.0): pone el Taller vinculado en todas las inscripciones del código (activas, retiradas, completadas y canceladas). Primero muestra cuántas cambian y desde qué taller; se confirma, se hace un respaldo y queda en Trazabilidad. Solo cambia el taller: no toca montos, cuotas ni pagos. Si cambiaste el Taller vinculado, guarda primero.
Clic en el código para editar. En Editar (desde la v2.98.0) se puede cambiar el Taller vinculado, que es el nombre del curso en el SGI: las inscripciones ya hechas conservan su taller, no se rellena ningún otro campo y el cambio queda en Trazabilidad. Úsalo para las correcciones del informe de Mantención «Nombre de los cursos sin «Curso (Notion)»». La columna «Taller (SGI)» muestra el Taller vinculado. Botones de cada fila: ↻ Cuotas y ⧉ Clonar. Arriba: + Nuevo Curso/Sección.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Sala y cupos son obligatorios (v2.108.0), salvo en las Clases Personalizadas (código CPE o Tipo «personalizada»). La sala se elige de la lista de Parámetros → Salas, y debajo de los cupos se ve su capacidad máxima. Si los Cupos totales superan esa capacidad, el sistema lo advierte indicando el máximo de la sala y no deja guardar hasta ajustarlos o elegir otra sala. Si el Tipo es Online, la sala es la Sala Virtual (14 cupos) y se elige sola al escribir el Tipo. Los cursos creados antes con una sala escrita a mano la muestran como «no está en Parámetros → Salas»: al editarlos hay que elegir una sala de la lista.
📅 Aplicar estas fechas a todas las cuotas (al editar un Curso/Sección, bajo los vencimientos): pone las fechas que se ven en el modal en todas las cuotas de ese código, cada una según su número, aunque hoy tenga otra fecha, y las guarda como las del curso. No toca las cuotas con el vencimiento «Fijado a mano»: el resultado las lista con el alumno. Queda en Trazabilidad. Además, desde la v2.75.7, al crear una inscripción, al regenerar sus cuotas o al cambiarla de curso, las fechas se toman del calendario del Curso/Sección (antes quedaban el día 5 de cada mes) y se respetan las fijadas a mano.
Si cambias el valor del curso, se ofrece propagarlo a las inscripciones ya existentes — nunca ocurre solo, se confirma viendo antes el impacto en cada alumno. Una inscripción con su propio valor guardado (un precio especial negociado) no se propaga: queda aparte, en «para revisar», con el motivo a la vista — el dato propio de la inscripción siempre prevalece sobre el del curso.
El CODIGO es obligatorio y único. Para cambiarlo usa «✏ Cambiar CODIGO» dentro de la ficha: revisa que el nuevo no exista y lo actualiza en todo lo que ya lo usa.
Qué significa cada estado (también en el ícono ⓘ junto al campo Estado, al pasar el cursor o tocarlo, y en la línea bajo el campo): Vendiéndose, todavía no empieza; Vendido, se llenó el cupo antes de empezar (se marca a mano); Abierto («Abierto (sin planificar)» en las tarjetas), ya empezó pero no tiene clases planificadas en el Libro de Clases; Activo, ya empezó y tiene planificación; Por Cerrar, quedan menos de 15 días para la fecha de cierre; Cerrado, pasó la fecha de cierre (histórico); Sin definir, sin estado, por ejemplo porque no tiene fecha de inicio.
El estado se calcula con las fechas de inicio y cierre y con la planificación (desde la v2.86.0, un solo proceso): al guardar el curso si no cambiaste el estado a mano —un curso nuevo con «Según las fechas» nace con su estado real—, cada noche a las 03:30 si está activada la ejecución diaria, o a mano desde Mantención → Estado automático de Curso/Sección. Al guardar, un aviso dice si el estado se actualizó. «Vendido» siempre se marca a mano y se respeta hasta que el curso empieza.
Si eliges un estado de otra etapa que la que dicen las fechas (por ejemplo «Cerrado» antes de la fecha de cierre), queda 📌 fijado a mano y el sistema no lo cambia. Etapas: antes del inicio (Vendiéndose/Vendido), en curso (Abierto/Activo), Por Cerrar y Cerrado; cambiar entre Abierto y Activo, o entre Vendiéndose y Vendido, no fija nada. Si el estado va por delante de las fechas, la marca se apaga sola cuando las fechas llegan a esa etapa; si va por detrás (por ejemplo, reabierto después del cierre), queda fijado hasta que se corrijan las fechas o el estado. La ficha del curso muestra cuál de los dos casos es.
Sin fecha de cierre un curso nunca pasa a Por Cerrar ni a Cerrado: Mantención los lista para completarla.
Cerrado = histórico. Es lo que usan el Dashboard, el Panel Académico y Alumnos Deudores para separar cursos vigentes de históricos.
⧉ Clonar crea un curso nuevo con los mismos datos y deja el CODIGO en blanco, porque tiene que ser distinto.
↻ Cuotas vuelve a calcular el vencimiento de las cuotas ya creadas de ese código (necesita fecha de inicio).
Cuotas: de 1 a 6. Los vencimientos se pueden rellenar desde la fecha de inicio cada 28 o 30 días y ajustar uno por uno.
Eliminar: no se deja si el código tiene inscripciones reales (activas, retiradas o completadas).
Una inscripción de Inscripciones Web solo se aprueba si su código está declarado aquí antes.
Clases Personalizadas: usan un código propio por profesor y período (empieza con CPE), compartido por varios alumnos; cada alumno tiene su fecha de inicio en su propia inscripción.
🧪 PRUEBA (desde la v2.82.0): un Curso/Sección con Tipo «LTC» es un curso de prueba del equipo. Se ve en la grilla con sus propios números, pero no suma en las tarjetas (estado, Próximos días, Total). En los cursos reales, las columnas Ins/Vig/Ret, recaudado y deuda no cuentan las inscripciones de prueba.

👤 Profesores

Para qué sirve

Es el equipo docente: la ficha de cada profesor y qué códigos de curso dicta.

Qué contiene

Lista con buscador por nombre; columnas de descripción, correo, celular, Instagram y cursos (CODIGOS).
✎ Editar integrante: nombre, rol, correo, celular, fecha de nacimiento, trato en las encuestas (Profesora / Profesor, para que la Evaluación Docente diga «la profesora…» o «el profesor…»; sin definir, «el/la profesor/a»), Instagram, LinkedIn, biografía y foto.
📚 Cursos que dicta: se escriben los CODIGOS separados por coma y se guardan.
+ Nuevo integrante para sumar a alguien.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Foto del integrante: con 📁 se abre el repositorio de imágenes para elegir una o subir una nueva. Desde la v2.75.10 lo pueden usar quienes tienen Equipo / Profesores, Talleres o Merchandising (antes solo Mantención, y por eso no se podía subir la foto). Borrar imágenes del repositorio sigue siendo solo de Mantención, porque es compartido.
El profesor de un curso se define aquí, asignándole los códigos. En el curso mismo no se elige.
Un curso puede tener varios profesores: se asigna el mismo código a cada uno.
Para que el nombre aparezca junto al curso en Curso/Sección, Cobranza y Alumnos Deudores, el código tiene que estar bien escrito, tal como está en Curso/Sección.
Cobranza y Alumnos Deudores muestran solo profesores activos.
La foto se carga como enlace (URL) y se recomienda tamaño pasaporte.
Los alumnos de cada curso del profesor no cuentan las pruebas del equipo LTC (desde la v2.82.0).

📋 Inscripciones

Regla de dependencia (v2.100.0): toda inscripción referencia un Curso/Sección existente (CODIGO obligatorio) y toma el Taller vinculado a ese curso. El Taller ya no se elige: el selector se completa solo y queda bloqueado. Si el código no existe o no tiene Taller vinculado, no se puede inscribir (se vincula en Curso/Sección → Editar). Al editar una inscripción cuyo taller era otro, al guardar se alinea con el del Curso/Sección (sin tocar montos ni cuotas) y queda en Trazabilidad. Para mover a un alumno de curso se cambia el CODIGO. Un solo campo para el CODIGO (v2.101.1): se escribe el código, el nombre del curso o el profesor y se elige de la lista que aparece; mientras no sea un código de la lista no se cambia ningún dato. El bloque de Clases Personalizadas solo aparece con códigos CPE. Al editar se ven siempre los datos de esa inscripción y de su curso (nada de la inscripción abierta antes); si se cambia el CODIGO, semestre, año, valor y cuotas pasan a ser los del nuevo Curso/Sección, y si se vuelve al código original se recuperan los de la inscripción. Nueva inscripción (v2.101.0): primero se elige el CODIGO y debajo aparece el Taller que entrega ese Curso/Sección; el semestre, año, valor del curso, N° de cuotas y valor de cada cuota se completan desde el curso y quedan bloqueados (borde punteado). Si el curso no tiene alguno de esos datos, se avisa y se completa en Curso/Sección. Excepción: Clases Personalizadas (CPE), donde se fijan con la calculadora. El descuento, la situación, la forma y el medio de pago siguen siendo de cada inscripción. La misma regla rige para Wix, Autoinscripción, la sincronización con Notion y la regeneración de inscripciones.

Para qué sirve

Une a un alumno con un Curso/Sección: valor, descuento, cuotas y estado. De cada inscripción salen las cuotas que después se cobran en Pagos y Cuotas.

Qué contiene

Filtro por Situación (v2.126.0): junto a los filtros de año, periodo y estado está «Todas las situaciones», con todas las alternativas (Normal, Beca completa, Beca parcial, Convenio, Solo reserva, Por pagar, Devolución) y cuántas inscripciones tiene cada una.
Beca completa = 100% de descuento (v2.126.0): al crear o editar, si el descuento queda en 100% (o más) la Situación pasa a Beca completa; si eliges Beca completa, el descuento queda en 100% y las cuotas por cobrar pasan a $0. Si bajas el descuento, deja de ser Beca completa; si cambias la Situación a otra, se quita el 100% y revisas el descuento que corresponde. Una inscripción antigua con 100% de descuento queda como Beca completa la próxima vez que se guarde; una antigua con Situación Beca completa sin descuento no cambia sola (se ajusta al volver a elegir la Situación).
Buscador (alumno, apoderado, correo, RUT, taller o código) y filtros por código, año, período y estado.
Columnas: alumno, correo, taller, CODIGO (con una etiqueta de origen: manual, Notion, Wix o Autoinscripción), fecha de inicio, período, forma de pago, valor del curso, descuento, Total c/dscto, recaudado, cuotas pagas, deuda, saldo insoluto, estado e «Inscrito».
⬇ Excel (solo administradores; los demás usuarios no ven el botón y el servidor lo rechaza): descarga las inscripciones que dejan los filtros vigentes (buscador, código, año, período y estado), en el mismo orden de la pantalla. Una fila por inscripción con las columnas de la grilla, la ficha completa del alumno (datos personales, notas internas, seguimiento comercial, datos de pago de la ficha, autorización de grabación y si tiene ficha de inscripción subida) y los datos del apoderado (nombre, apellido, RUT, parentesco, correo y celular). Una segunda hoja indica quién lo generó, cuándo y con qué filtros. Cada descarga queda en Trazabilidad. Contiene datos personales: no lo reenvíes ni lo dejes en carpetas compartidas.
Botones de cada fila: ver las cuotas y pagos de ese curso, cancelar la inscripción y eliminarla definitivamente.
+ Nueva inscripción para inscribir a mano.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Valor de las cuotas (desde la v2.74.0): las cuotas por cobrar valen siempre lo del plan (total con descuento ÷ número de cuotas). Si un pago no calza, no se reparte entre las demás: un pago incompleto deja esa misma cuota abierta con lo que falta, y un exceso se abona a la cuota siguiente (columna Ajuste). Al cambiar el descuento, el valor del curso o el curso, las cuotas por cobrar toman el nuevo valor de plan. Si una autoinscripción web se cobró en la cuota 1 con un monto distinto del plan (matrícula, cupón), la inscripción queda con ⚠ revisar plan: el aviso en Editar inscripción explica la diferencia y «✓ Marcar como revisado» lo quita. Para devolver al valor del plan cuotas que quedaron alteradas antes, está Mantención → «Restablecer cuotas al valor del plan».
Estado de la inscripción: Activa (cursando, se cobra, cuenta como vigente); Retirada (deja de cobrarse, sigue contando como inscrito); Cancelada (fuera de todos los conteos); Completada (el curso terminó normalmente y está pagado por completo, o una clase personalizada anual ya dictada y pagada; cuenta como histórica, nunca como vigente ni deudora, y no aparece en cobranza). Completada se marca a mano.
Retiro (v2.78.0): al marcar «Inscrito» = RETIRADO y guardar, se abre una ventana con las cuotas por cobrar: pasan a «Anulada por retiro» (no se borran, dejan de aparecer en Cobranza, Alumnos Deudores y recordatorios) salvo las que marques «Se cobra igual» (por ejemplo, el mes en curso), que se siguen cobrando aunque el alumno esté retirado. Las pagadas y las con pago en curso no se tocan. Con RETIRADO el Estado queda siempre «Retirada». Si después vuelves a SI, las cuotas anuladas por el retiro vuelven a por cobrar. DEUDOR no cambia: deja de cobrarse, pero sus cuotas quedan como registro de lo que quedó debiendo. Una inscripción retirada sin cuotas ya no vuelve a generar cuotas al guardarla.
Estado e «Inscrito» van juntos: al cambiar «Inscrito» el Estado se ajusta solo (SI → Activa; DEUDOR o RETIRADO → Retirada; NO → Cancelada). Puedes cambiarlo después a mano si el caso lo pide.
Cancelar conserva el historial; Eliminar lo borra. Eliminar definitivamente solo funciona si ninguna cuota está pagada: si hay pagos, el sistema no lo hace y te sugiere Cancelar.
Si inscribiste al alumno en el curso equivocado y ya hay pagos registrados: en Pagos y Cuotas usa ↩ «Deshacer pago» en cada cuota de la inscripción equivocada y luego elimínala. Así el pago solo queda en la correcta.
Cambiar el CODIGO o la fecha de inicio reprograma las cuotas de esa inscripción.
El valor y las cuotas se toman del Curso/Sección al inscribir. En Clases Personalizadas hay una calculadora (1 a 4 sesiones, con su descuento) y, propios de cada inscripción: fecha de inicio, profesor, día y horario de las sesiones, sala, ubicación y la URL de la encuesta de evaluación — todos disponibles como variables en el Notificador.
Un mismo alumno puede tener dos inscripciones bajo el mismo código personalizado (por ejemplo, si repite con la misma profesora).
Si «Recaudado» supera el «Total c/dscto», la celda se marca con ⚠ dorado: revisa los pagos.
«Deuda» y «S.insoluto» no son lo mismo: «Deuda» es la suma de las cuotas que siguen por cobrar; «S.insoluto» es lo que falta del valor del curso con descuento una vez restado lo recaudado. Si las cuotas emitidas no cubren todo el curso, bajo el saldo aparece «⚠ plan incompleto»: faltan cuotas por emitir, y una inscripción con todas sus cuotas pagadas puede seguir teniendo saldo insoluto.
🧪 PRUEBA (desde la v2.82.0): una inscripción es de prueba si sus Notas empiezan con «LTC», si el alumno es una ficha de prueba (Notas internas con «LTC») o si su Curso/Sección tiene Tipo «LTC». Se ve con la etiqueta (al pasar el mouse dice por qué), pero no se cuenta en el contador ni en ningún total o informe.

🔗 Enlaces de Autoinscripción

Para qué sirve

Genera un enlace personal para que una persona complete sola su ficha de inscripción en un curso concreto.

Qué contiene

Formulario: nombre y apellido, correo (opcional), celular (opcional) y curso, más el botón + Generar.
Al crearlo, el enlace se puede copiar, enviar por WhatsApp o por correo (cuando se informó un correo).
Lista de enlaces con persona, curso, estado, envío (fecha y hora, y si fue copiado, por WhatsApp o por correo; si todavía no se envía, la fecha en que se creó), recibido (cuándo la persona envió el formulario) y aprobado (cuándo y quién aprobó la inscripción), y las acciones Copiar, WhatsApp, Correo y Anular. Desde la v2.87.0 se ordena con un clic en el título de cualquier columna (otro clic invierte el orden); por omisión, por fecha de envío, la más reciente primero. Los que no tienen la fecha de la columna elegida quedan al final. Si un enlace se envía más de una vez, se muestra el último envío. Solo un administrador puede eliminar un enlace por completo.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Un enlace por persona y por curso; dura 72 horas y se cierra al aprobar la inscripción. Solo el nombre y el curso son obligatorios.
Si informas correo y celular al generarlo, el formulario público los muestra ya escritos, para que la persona no los repita.
Estados: Vigente; Recibido, pendiente de Aprobar (la persona ya respondió el formulario); Inscripción aprobada; Vencido; Anulado.
Cuando la persona responde, su solicitud llega a Inscripciones Web, donde alguien del equipo la revisa y la aprueba. El formulario le informa que se procesa el día hábil siguiente, luego de verificar el pago.
El formulario público solo ofrece dos medios de pago: Sumup y Transferencia Mercado Pago.
En la lista de cursos aparecen los que están «Vendiéndose» y también los que ya empezaron, «Abierto» y «Activo» (este último desde la v2.85.1) — para poder sumar a alguien a mitad de semestre. No aparecen los «Vendido», «Por Cerrar» ni «Cerrado». Desde la v2.95.0, además, solo aparecen los cursos que tienen cupos disponibles (Cupos de Curso/Sección menos las inscripciones activas y menos los cupos reservados; un curso sin cupos definidos cuenta como disponible) y cuyo inicio no pasó hace más de 30 días. Cupo reservado (v2.106.4): cada enlace generado reserva un cupo de su curso mientras está vigente (72 horas) y, si la persona ya envió el formulario, mientras su Inscripción Web siga pendiente de aprobar; al aprobarla pasa a contar como inscripción activa. Si el enlace vence, se anula o la inscripción web se rechaza, el cupo vuelve a quedar libre. Sin cupos libres no se puede generar el enlace. La lista muestra «N cupo(s) libre(s) (M reservado(s))». Cada curso se muestra con el nombre del Taller del SGI (no el que venía de Notion) y los cupos que le quedan; «(sin taller vinculado)» indica un código sin Taller asociado, que conviene vincular. El curso PRACTICAS1V1 está siempre disponible para hacer pruebas.
Este módulo tiene su propio permiso («Enlaces de Autoinscripción», en Administración de Usuarios) — no depende de tener Panel Académico ni Inscripciones. Se asigna aparte, igual que cualquier otro módulo.

🌐 Inscripciones Web

Para qué sirve

Es la bandeja donde llegan los pedidos de inscripción del sitio (checkout de Wix) y las solicitudes enviadas por los enlaces de autoinscripción. Nada se crea solo: el equipo revisa los datos y aprueba o rechaza cada uno.

Qué contiene

Pago recibido (v2.127.0, ajustado en v2.131.0): al aprobar aparece «Pago recibido» con el medio de pago, el N° de transacción y comentarios. En los pedidos de Wix el medio viene ya asociado como FLOW (todo pago del checkout entra por Flow) y se puede cambiar si hiciera falta. En las autoinscripciones viene propuesto el medio que declaró la persona, si se reconoce; si no, hay que elegirlo (obligatorio). El medio queda en la cuota pagada; el N° de transacción y los comentarios, en sus notas y observaciones. Todo queda en Trazabilidad.
Taller (v2.100.0): al aprobar, el taller es siempre el vinculado al Curso/Sección del CODIGO. Ya no se elige a mano en el modal: si el código no tiene Taller vinculado, el sistema lo informa y hay que vincularlo en Curso/Sección → Editar antes de aprobar.
Filtro por estado: Pendientes, Aprobadas, Rechazadas o Todas; buscador y filtros por taller y modo de pago.
Columnas: recibido, alumno (un clic abre el detalle), correo, SKU, taller detectado, monto, modo de pago y cupón.
Acciones de cada pedido pendiente: Aprobar, Reprocesar, Rechazar y, si falta el RUT en un pedido de Wix, Probar API.
Detalle del pedido: todos los datos recibidos y el JSON original. Mientras esté pendiente tiene un botón ✏️ Editar para corregir teléfono, dirección, RUT, código y otros datos.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Modo de pago en la autoinscripción (v2.115.0): la persona elige obligatoriamente Cuotas o Completo (no hay opción marcada por defecto) y eso es lo que el sistema sugiere al aprobar. En la autoinscripción el «Monto» del pedido es el valor del curso, no un pago: si se aprueba en Cuotas sin cambiarlo, la cuota 1 queda pagada con el valor de una cuota del plan, no con el curso entero.
Aprobar crea el alumno (o reutiliza su ficha si ya existe), la inscripción y deja la cuota 1 pagada con la fecha y el medio reales del pedido. Queda anotado quién aprobó.
La forma de pago se confirma siempre al aprobar (v2.77.2): el selector parte vacío y no se puede aprobar sin elegir Cuotas o Contado, porque de eso depende el plan del alumno: con Contado se crea 1 sola cuota por el total; con Cuotas, las cuotas que indique el Curso/Sección. Debajo se muestra qué dijo el pedido, qué sugiere el sistema (si el monto pagado equivale al curso completo sugiere Contado; si equivale a una cuota, Cuotas) y cómo queda el plan con cada opción. Si eliges algo distinto de lo sugerido queda anotado en «Corregido a mano». Si el alumno ya tenía una inscripción en ese curso con otra forma de pago, no se aprueba hasta corregir esa inscripción.
Solo se aprueba si el código del curso ya está declarado en Curso/Sección. Si no lo está, el sistema rechaza la aprobación e informa el motivo: primero declara el curso.
Un pedido de autoinscripción no se procesa hasta verificar el pago: revísalo antes de aprobar.
Los datos del pedido se pueden corregir con ✏️ Editar solo mientras esté pendiente; cada cambio queda anotado en «Corregido a mano». Al editar el CODIGO también se actualiza el SKU.
CODIGO en el SKU (v2.106.1): se reconoce tanto al principio como al final del SKU («TEAJ13IS1P01_Mensual» o «Mensual_CACA18S1V01»). Manda la parte que existe en Curso/Sección; si ninguna existe, la que tiene forma de código (letras y números) y no es una palabra de pago. La otra parte es el modo de pago. Si el CODIGO no existe en Curso/Sección o no tiene Taller vinculado, el aviso lo dice: se corrige en Curso/Sección y luego se presiona Reprocesar. Al recibir un pedido, el SGI ya no vincula por su cuenta un CODIGO a un taller: el vínculo se define solo en Curso/Sección.
Reprocesar vuelve a interpretar los datos guardados de un pedido pendiente. En una autoinscripción recupera el código desde el enlace original.
El origen (Wix o Autoinscripción) queda registrado en el alumno, la inscripción y la cuota.
El menú muestra una insignia con la cantidad de pedidos pendientes.

⭐ Evaluación Docente

Para qué sirve

Envía las encuestas de final de proceso de un Curso/Sección a sus alumnos (o apoderados) con un enlace personal para cada uno, y muestra quién respondió y los resultados. Las respuestas son anónimas: el enlace solo queda marcado como «respondido», y lo respondido se guarda sin el nombre del alumno. Solo quien deja un testimonio puede firmarlo y autorizar su publicación.

Qué contiene

+ Nueva encuesta: eliges el curso (sobre el selector hay un buscador: escribe el código o una parte del nombre, por ejemplo «TEAJ13» o «escénica online», y la lista se acorta; si queda uno solo, se elige solo), el tipo de encuesta (adultos, 13 a 17 años, 8 a 12 años, 4 a 7 años o las nuevas: Encuesta final · Talleres, Mitad de proceso y Encuesta final · Clases Personalizadas; el sistema sugiere uno según el curso), los profesores a evaluar (vienen los asignados al curso) con su trato obligatorio (Profesora o Profesor) y cómo se nombra el taller. El semestre y año se toman del Curso/Sección (Período y Año) y no se escriben a mano. Al crearla se genera un enlace personal para cada alumno con inscripción vigente.
Lista de encuestas con cuántas se enviaron y cuántas se respondieron.
Detalle de la encuesta: cada alumno con el correo al que se le envía, su estado (no enviada, enviada, abrió el enlace, ✓ respondida) y su enlace para copiar o enviar. Botones: 👁 Vista previa (el formulario tal como lo verá el alumno, sin guardar nada), ✉ Enviar a quienes no se ha enviado, ↻ Recordar a quienes no han respondido, 📊 Resultados, ＋ Alumnos nuevos (enlaces para quienes se inscribieron después), 🔒 Cerrar / 🔓 Reabrir y, solo para administradores, ✏ Editar y 🗑 Eliminar.
✏ Editar (solo administradores, desde la v2.83.0): corrige el tipo de encuesta, los profesores, su trato y el nombre del taller; el semestre se vuelve a tomar del Curso/Sección. El curso no se cambia. Si la encuesta ya tiene respuestas, se pueden agregar profesores (quedan al final) y cambiar el trato o el nombre del taller, pero no cambiar el tipo ni quitar profesores, porque las respuestas guardadas corresponden a esas preguntas: si el tipo estaba mal, hay que eliminarla y crearla de nuevo. Los enlaces ya enviados siguen sirviendo y muestran la encuesta corregida.
🗑 Eliminar (solo administradores): borra la encuesta con todos sus enlaces y respuestas, incluidas las evaluaciones de los profesores y los testimonios. Si tiene respuestas, se pide escribir ELIMINAR y antes se hace un respaldo. Los enlaces enviados dejan de funcionar. Queda en Trazabilidad.
Resultados: promedio de estrellas de cada profesor, promedio y distribución de cada pregunta de escala, las opciones elegidas, los comentarios y los testimonios con su firma y si autorizan publicarlos con su nombre.
Encuesta final · Talleres (con NPS) (v2.88.0, ajustada en la v2.89.0): en tuteo, para cualquier edad. 1) ¿El taller cumplió tus expectativas? y 2) la comunicación e información del equipo, de 1 a 5; 3) el profesor/a, de 1 a 5 estrellas (una por cada profesor del curso); 4) su experiencia, en texto libre y opcional; 5) qué tan probable es que recomiende el taller, de 0 a 10.
Apéndices del testimonio (v2.89.0, en las dos encuestas finales): el nombre y «¿Podemos publicar tu testimonio?» (Sí, con mi nombre · Sí, de forma anónima · No) no son preguntas aparte: aparecen debajo del testimonio solo cuando la persona escribe algo. La autorización es entonces obligatoria y, con «Sí, con mi nombre», hay que escribir el nombre. Sin testimonio, no se guarda nombre ni autorización.
Mitad de proceso (4 preguntas) (v2.89.0): para la mitad del semestre. 1) ¿Cómo van las clases hasta ahora? y 2) ¿Cómo está el ambiente del grupo?, de 1 a 5; 3) A mejorar y 4) A felicitar, abiertas y opcionales. Sin NPS ni testimonio. El correo de invitación habla de la mitad del taller.
Encuesta final · Clases Personalizadas (con NPS) (v2.89.0): 1) ¿La clase cumplió tu objetivo? y 2) la gestión y acompañamiento del equipo, de 1 a 5; 3) el profesor/a, en estrellas; 4) su experiencia, con los apéndices; 5) ¿Te gustaría continuar? (Sí, más clases personalizadas · Me interesa un taller grupal · Por ahora no); 6) recomendación de 0 a 10. El sistema la sugiere para los códigos CPE. La pregunta 5 va con el nombre del alumno (el formulario lo advierte): aparece en el detalle de la encuesta junto a cada alumno («➜ …») y en Resultados con su contacto, para el equipo comercial. Lo demás sigue anónimo.
Todas se envían según la edad del curso: adultos al alumno, 13 a 17 al alumno con el apoderado en copia, 8 a 12 y 4 a 7 al apoderado. Las cuatro encuestas por edad siguen disponibles.
NPS de la escuela (arriba de la lista de encuestas): sale de la pregunta de recomendación de las dos encuestas finales (Talleres y Clases Personalizadas), sumadas; también se muestra por formato, para uso interno. Una encuesta cuyo Curso/Sección no dice semestre (por ejemplo, Clases Personalizadas anuales) se cuenta en el semestre de la fecha en que se creó. Promotores son quienes ponen 9 o 10, pasivos 7 u 8 y detractores de 0 a 6; NPS = % de promotores − % de detractores (de −100 a +100). Se muestra el acumulado del semestre de toda la escuela, con un selector de semestre (el semestre es el del Curso/Sección de cada encuesta). Debajo, desplegables Por curso y Por profesor, para uso interno; ⚠ marca los que tienen menos de 10 respuestas. Los resultados de cada encuesta muestran además el NPS de ese curso.

Tenlo presente cada vez que lo uses

NPS por profesor: la pregunta 6 es sobre el taller, así que en un curso con varios profesores cada respuesta cuenta para el NPS de cada uno. Lo individual del profesor son sus estrellas. No cuentan los cursos de prueba (Tipo «LTC» en Curso/Sección y PRACTICAS1V1).
A quién llega: adultos y 13 a 17 años, al correo del alumno (en 13 a 17, con el apoderado en copia); 8 a 12 y 4 a 7 años, al correo del apoderado. Si falta el correo indicado, se usa el otro; sin ninguno, aparece «sin correo» y se puede copiar el enlace para enviarlo por otro medio.
El Bloque B (el docente) se repite por cada profesor del curso: cada uno recibe su propia evaluación de estrellas y su comentario.
El trato (Profesora / Profesor) se elige al crear o editar la encuesta y queda guardado en la ficha del profesor (Profesores · «Trato en las encuestas»), así la próxima vez ya viene puesto. La encuesta usa siempre el trato vigente de la ficha: si se corrige allí, la encuesta lo muestra corregido.
Se envía desde el correo de Evaluación Docente configurado en Parámetros. Si falta, solo se pueden copiar los enlaces.
El correo es personal (desde la v2.84.0): lo escribe en primera persona quien firma —por omisión Nelson Marchant, Coordinador Docente; se cambia en Parámetros—, el asunto lleva el nombre de quien lo recibe («Fulano, ¿cómo te fue en …?»), invita a responder el correo si hay dudas y va también en texto plano. Todo eso ayuda a que Gmail lo deje en Principal y no en Promociones.
Envío espaciado: al enviar a varios, los correos quedan en cola y salen de a uno, cada 10 a 20 segundos, para no parecer una campaña. Se puede seguir usando el SGI; la encuesta muestra «⏳ Enviando: N de M» y cada alumno «En cola de envío» hasta que sale. Mientras dura, no se puede volver a enviar esa encuesta. A un solo alumno se le envía en el momento. Si el servidor se reinicia a mitad de camino, quienes no alcanzaron a recibirlo quedan como «No enviada» y basta con volver a enviar.
Cada enlace sirve para una sola respuesta. Una encuesta cerrada deja de aceptar respuestas.
En esta etapa el envío es manual. El envío automático al cierre del curso, la encuesta mensual por módulo (Preuniversitario) y la revisión y publicación de testimonios en el currículum del profesor vienen en la etapa siguiente.

🎓 Diplomas

Para qué sirve

Entrega el diploma de participación de cada alumno al terminar un curso, sin subirlos uno por uno: se sube un solo PDF con todos los diplomas del curso (el que se descarga de Canva) y el sistema lo separa en un diploma por alumno, se lo envía adjunto por correo y lo deja para descargar en su Portal del Alumno («🎓 Mis Diplomas»).

Qué contiene

Curso / Sección: muestra cuántos alumnos tiene y cuántos diplomas ya están cargados y enviados. Sobre el selector hay un buscador: escribe el código o una parte del nombre (sin importar tildes ni mayúsculas, en cualquier orden) y la lista se acorta; si queda uno solo, se elige y se carga solo.
PDF con los diplomas y Analizar PDF: el sistema separa el PDF página por página, lee el nombre impreso en cada diploma y propone a qué alumno inscrito corresponde. Todavía no guarda nada.
Revisa la asignación: una fila por página con el nombre leído, el alumno propuesto (se cambia con el selector), el calce y «👁 Ver» para abrir esa página. Calce: ✓ Coincide; ⚠ Revisar (el nombre del diploma no es idéntico al de la ficha, por ejemplo «Josefa Ramo» y «Josefa Ramos»: revisa si el diploma tiene un error); Sin asignar (nadie del curso calza: esa página no se guarda si no eliges a alguien); ⚠ Alumno repetido (dos páginas para el mismo alumno: no deja guardar). Abajo, los inscritos que no tienen diploma en ese PDF.
Guardar: guarda un PDF por alumno. Si el alumno ya tenía diploma en ese curso, se reemplaza (el aviso lo dice antes de guardar).
Lista del curso: cada alumno con el correo al que se envía, «👁 Ver» su diploma, el estado del envío, cuántas veces lo descargó desde el Portal y los botones ✉ Enviar / Reenviar y 🗑 Eliminar. Arriba, ✉ Enviar a quienes no se ha enviado.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Un diploma por página: el PDF debe tener cada diploma en su propia página, que es como lo exporta Canva («Compartir → Descargar → PDF»). El sistema reconoce el nombre porque es el texto que cambia de una página a otra, en letra grande. Si el diseño se exportó como imagen (sin texto), no se puede leer el nombre y hay que asignar cada página a mano.
Revisa antes de guardar: al guardar, el diploma queda visible de inmediato en el Portal del alumno. El correo sale solo cuando presionas Enviar.
Remitente: sale desde el correo de Evaluación Docente (Parámetros), con la misma firma (por omisión Nelson Marchant, Coordinador Docente), en primera persona, con el nombre del alumno en el asunto y el diploma adjunto («Diploma - Nombre Apellido.pdf»). Invita a responder el correo si hay un error en el nombre. Sin ese correo configurado no se puede enviar, pero el alumno igual lo ve en su Portal.
A quién llega: al correo del alumno; si no tiene, al del apoderado (y el texto se dirige al apoderado). Sin ninguno aparece «sin correo» y no se pone en cola.
Envío espaciado: igual que las encuestas, al enviar a varios salen de a uno, cada 10 a 20 segundos, y la lista muestra «⏳ Enviando: N de M». Mientras dura no se puede volver a enviar ni eliminar diplomas de ese curso. A un solo alumno se le envía en el momento.
Son los alumnos con inscripción activa o completada en el Curso/Sección. Si alguien se retira después de cargado su diploma, su diploma sigue apareciendo en la lista con «(ya no figura inscrito)».
Para corregir un diploma, corrígelo en Canva y vuelve a subir el PDF (puede ser solo esa página): reemplaza al anterior. Si ya se había enviado, la lista lo marca «⚠ Se reemplazó después del envío: reenvíalo» y hay que presionar Reenviar (el envío masivo no lo incluye).
Dónde se guardan (v2.104.0): cada diploma se guarda en Cloudflare (repositorio externo), no en el volumen de Railway; ver, enviar y descargar desde el Portal lo leen desde allí. Solo si no se pudo subir queda en el volumen, y cada noche se vuelve a intentar trasladarlo. Los diplomas que quedaron de antes se trasladan desde Mantención con «🎓 Trasladar diplomas del volumen a Cloudflare». Al reemplazar o eliminar un diploma, también se borra su copia en Cloudflare. El PDF completo que se sube no se guarda en ningún lado: solo vive en la memoria mientras dura el análisis.
El análisis dura 2 horas y vive en la memoria del servidor: si vence o el servidor se reinicia antes de guardar, se vuelve a subir el PDF. El PDF puede pesar hasta 80 MB y tener hasta 200 páginas.
Cargar, enviar y eliminar diplomas queda en Trazabilidad. Para usar este módulo, el perfil del usuario necesita el módulo Diplomas (Administración de Usuarios).

📓 Libro de Clases

Para qué sirve

Es el registro diario de cada curso: la bitácora de cada clase, la asistencia y la planificación del calendario.

Qué contiene

Selector de curso con filtros por período, mes y profesor, y un buscador donde se escribe el código o una parte del nombre del curso (por ejemplo «TEAJ13» o «juegos teatrales»; sin importar tildes ni mayúsculas, en cualquier orden). Si queda un solo curso, se abre solo; si quedan varios, aparecen como botones para elegir.
Calendario: «Definir / editar calendario» y «Cargar calendario (archivo)».
＋ Agregar clase con fecha, objetivo, contenidos tratados y observaciones (se pueden dictar con el micrófono 🎤).
Pasar lista por clase: Presente, Atraso o Falta.
Columna Edad (v2.130.0): la edad actual de cada alumno, calculada desde la fecha de nacimiento de su ficha (al pasar el mouse se ve la fecha). Si la ficha no la tiene, aparece «—». También está en Libros Históricos.
Aviso de cumpleaños de los alumnos del curso, Reporte por período y ✉ Enviar correo al curso (a todos o solo a los alumnos que marques).

Tenlo presente cada vez que lo uses

Ficha de inscripción desde el Libro (v2.75.11): un profesor con Libro de Clases, aunque no tenga el módulo Alumnos, abre «📋 Ficha inscripción» con los datos del alumno prellenados y puede generarla, imprimirla y subir la ficha firmada (queda registrado quién la subió). Solo ve la pestaña de la ficha y recibe únicamente los datos que la ficha usa (identificación, contacto, apoderado y curso), sin pagos ni deudas. Eliminar una ficha subida sigue siendo del módulo Alumnos. También puede guardar los datos del apoderado y ver los cumpleaños del curso.
Calendario: se indica la fecha de la primera clase y el número de sesiones, y el sistema propone las fechas semana a semana; se pueden quitar o agregar.
Al guardar el calendario, las fechas que quitas se eliminan y las que dejas conservan su tema y bitácora.
Cada clase tiene su propio objetivo, contenidos y observaciones: complétalos en el momento, mientras se recuerdan.
✉ Enviar correo al curso pide elegir al menos un alumno, un asunto y un mensaje. Puedes adjuntar un documento, copiar al apoderado (si tiene correo registrado) y copiar a administradores.

🗄️ Libros Históricos

Para qué sirve

Consultar el libro de clases de los cursos Cerrados (v2.129.0), que el Libro de Clases diario ya no muestra. Es de solo lectura: no se puede pasar lista, escribir bitácora ni cambiar nada.

Qué contiene

Lista de cursos cerrados con buscador (código, curso o profesor) y filtros por año, período y profesor; cada uno con sus fechas, alumnos, clases con asistencia y bitácoras registradas.
Libro del curso: indicadores (clases dictadas, asistencia promedio, alumnos, bitácoras); la asistencia de cada alumno clase por clase (P, A, F), su % y su nota promedio; la bitácora de cada clase (objetivo, contenidos y observaciones) y las observaciones de alumnos.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Aparecen todos los que estuvieron inscritos, también DEUDOR y RETIRADO (con su insignia) y fichas inactivas: es el registro histórico completo.
Si un curso debe corregirse o volver a usarse, se reabre cambiando su estado en Curso / Sección; vuelve entonces al Libro de Clases.
Lo ven los administradores y los usuarios con el módulo Libros de Clases Históricos en Administración de Usuarios.

Finanzas y cobranza

💰 Pagos y Cuotas

Para qué sirve

Es el registro de todas las cuotas de todos los alumnos. Aquí se ve qué está pendiente, vencido o pagado, se registra cada pago y se corrigen cuotas. Cada cuota pertenece a una inscripción.

Qué contiene

Buscador (alumno o taller) y filtros: taller; monto exacto (todas las cuotas de un valor: coincide con el Monto, el «A cobrar» o el Monto pagado; se escribe 54850 o 54.850); número de cuota (para revisar una cuota específica —por ejemplo, la cuota 3— de todos los alumnos de un curso: elige el taller y luego el número; para ver también las pagadas, deja el estado en «Todas»); tipo de cuota (todas, con alerta de Notion, con ajuste por diferencias, pagadas sin monto pagado, pagadas por un monto distinto); período por fecha de vencimiento o por fecha de pago; vencimientos de los próximos 7, 15, 30, 60 o 90 días; y estado (pendientes y vencidas, pendientes, vencidas, pago en curso, pagadas, todas).
Tabla con alumno, RUT, correo, celular, taller, CODIGO, N° de cuota, Monto, Ajuste, A cobrar, Monto pagado, vencimiento, estado, fecha y hora de pago, método, IVA, boleta, notas, último recordatorio y quién la registró o modificó.
Botones de cada fila: 💲 Registrar pago (cuotas sin pagar); en las pagadas, ✎ Editar pago (IVA, boleta y notas) y ↩ Deshacer pago; y 📝 Editar cuota (número, monto, vencimiento, estado, datos del pago, ajuste y su motivo, notas), con opciones para duplicarla o eliminarla.
Alumnos retirados (v2.78.0): sus cuotas por cobrar quedan «Anulada por retiro» (filtro de estado «Anuladas por retiro»). En una anulada, ↺ «Se cobra igual» la vuelve a por cobrar (pendiente o vencida según su fecha) y la deja en Cobranza, Deudores y recordatorios, con la marca «retirado · se cobra igual»; ⊘ la deja de cobrar de nuevo.
⬇ Excel descarga las cuotas que muestra la grilla con los filtros activos (y en el mismo orden): primero las columnas visibles de la grilla y después todos los demás campos de cada cuota que la pantalla no muestra (por ejemplo, apoderado, curso, profesor, inscripción, vencimiento fijado a mano, ajuste y su motivo, alertas). Una segunda hoja indica qué filtros estaban activos.
+ Agregar cuota para crear una a mano, y «Medios de pago» para ver o editar la lista de medios.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Colores de las filas (v2.112.0): por cobrar con fondo ámbar y franja ámbar a la izquierda; vencida con fondo y franja rojos; pagada con fondo claro y franja verde suave. En las por cobrar y vencidas, «A cobrar» y «Vencimiento» van en negrita. Todo el texto es oscuro para que se lea bien.
Registrar pago exige el medio de pago y la fecha en que se recibió el dinero (no tiene por qué ser hoy). Si dejas el monto pagado en blanco, el sistema asume que se pagó justo lo que corresponde.
Monto, Ajuste y A cobrar: «Monto» es el valor del plan (ya con el descuento de la inscripción) y no se modifica al pagar. Lo que realmente se cobra es Monto + Ajuste, y eso es lo que muestra «A cobrar».
Si se paga de más, el exceso se descuenta de la cuota siguiente que quede por cobrar (sin dejarla en negativo) y queda una nota. Si no hay cuota siguiente por cobrar, el exceso no se aplica a ninguna cuota: el sistema solo lo informa al registrar el pago.
Si se paga de menos, la cuota no se marca pagada: sigue impaga, con lo que falta reflejado en «Ajuste» y una nota en las observaciones.
El pago queda afecto a IVA por defecto; se puede desmarcar al registrarlo.
Estados de cuota: Pendiente, Vencida (se actualiza sola según la fecha), Pagada, Pago en curso y Postergada. Postergada sigue siendo deuda: cambia cuándo se cobra, no si se cobra. Si eliges a mano un estado que contradice la fecha, queda 📌 fijado a mano y el sistema deja de recalcularlo.
📌 Vencimiento fijado a mano: al cambiar la fecha de vencimiento desde «Editar cuota», esa cuota queda marcada sola (se puede marcar o desmarcar a mano con el propio checkbox) — así, si alguien pidió correr su fecha por una razón personal, una corrección general del Curso/Sección más adelante no se la pisa: las demás cuotas del curso sí se actualizan, esa queda intacta. Al guardar el Curso/Sección o al usar «↻ Cuotas», el aviso dice cuántas se actualizaron y cuántas se conservaron por esto.
↩ Deshacer pago devuelve la cuota a Pendiente o Vencida (según su fecha) y borra la fecha y el medio de pago. Solo toca esa cuota: no borra el monto pagado ni la boleta, ni revierte el abono que un exceso haya dejado en la cuota siguiente. Revísalos después.
Para eliminar una inscripción equivocada que ya tiene pagos primero se deshace el pago de cada una de sus cuotas y luego se elimina la inscripción (ver la guía de Inscripciones).
Trazabilidad: cada pago queda con quién lo registró, en la propia cuota (columna «Registrada / Modif.») y, con el detalle completo de qué campos cambiaron, en Trazabilidad (Sistema y configuración, solo administradores). Ya no se agrega una nota automática a las observaciones por cada edición — lo que se escriba ahí a mano se conserva tal cual, sin que el sistema le sume texto.
Los filtros «Pagadas sin monto pagado», «Pagadas por un monto distinto» y «Con ajuste por diferencias» sirven para encontrar pagos que conviene revisar.
🧪 PRUEBA (desde la v2.82.0): las cuotas de inscripciones de prueba del equipo LTC se ven y se pueden registrar o enviar como siempre, pero no se cuentan en la línea de totales (se indican aparte). En el Excel van con la columna es_prueba = 1.

📥 Descarga/Carga de Pagos

Para qué sirve

Reúne dos trabajos con planillas Excel: sacar el listado de pagos del mes para emitir las boletas, y cargar en el SGI pagos que están en una planilla.

Qué contiene

«Pagos del mes para emitir boletas»: se elige el año y uno o varios meses (Ctrl o ⌘ para elegir más de uno), con la casilla «Solo las que aún no tienen boleta». Ver resumen y ⬇ Descargar planilla (Excel). Trae una fila por cuota pagada, con curso, alumno, apoderado, monto, fecha y medio de pago.
«Cargar cuotas pagadas desde planilla»: se sube un archivo .xlsx o .xls con las columnas Código Curso, RUT, N° Cuota, Método Pago, Monto (CLP), Fecha Pago, Boleta, Estado cuota, Observaciones y Fuente / Trazabilidad, y se presiona Analizar planilla.

Tenlo presente cada vez que lo uses

El mes se cuenta por la fecha de pago: la boleta corresponde al mes en que entró el dinero.
El resumen avisa cuántas filas no tienen correo del alumno ni del apoderado (no hay a quién enviar la boleta) y cuántas tienen el monto pagado en blanco (la boleta quedaría en $0). También indica cuántas ya tienen boleta y cuántas tienen apoderado.
La carga solo marca como pagadas cuotas que ya existen. No crea alumnos, inscripciones ni cuotas: lo que no calce se reporta para resolverlo a mano.
Siempre se analiza antes de cargar. La vista previa muestra los pagos a registrar, las filas sin cuota en el SGI y los conflictos. Las cuotas que ya estaban pagadas no se tocan. Recién al confirmar se escribe.
Antes de escribir se crea un respaldo; si algo falla, no se modifica nada. La carga queda en el historial de accesos con tu usuario, y la trazabilidad de la planilla queda en las notas de cada cuota.
Una cuota que la planilla trae sin monto queda pagada sin monto, marcada para ajuste manual (aparece con el filtro «Pagadas sin monto pagado» de Pagos y Cuotas).
La carga desde planilla solo funciona con perfil Administrador.
Los pagos del mes para boletas tampoco incluyen las pruebas del equipo LTC (desde la v2.82.0), además del curso de pruebas PRACTICAS1V1; el resumen dice cuántos se dejaron fuera.

📣 Gestión de Cobranza

Para qué sirve

Muestra cuánto y a quién falta cobrar, y permite enviar recordatorios de pago por correo o por SMS.

Qué contiene

Cuatro tarjetas con monto, cuotas y alumnos: Vencido (antes de hoy), Vence hoy, Próximos 5 días y Total por cobrar.
«Vencimientos por curso»: por cada curso, las cuotas vencidas, las que vencen hoy, las próximas y el total.
Lista de cuotas por cobrar con filtros por taller, por vencimientos hasta 7, 15, 30, 60 o 90 días, y por estado (pendientes y vencidas, solo vencidas, solo pendientes). Columnas: alumno, contacto, taller, código, N° de cuota, monto, vencimiento, estado y último recordatorio.
✉ Recordatorio (sobre las filas que marques), con un selector de plantilla, y Limpiar para desmarcar. 📱 Cobro por SMS abre el panel de SMS.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Solo aparecen cuotas de inscripciones Activas. Las Retiradas, Canceladas y Completadas no entran en la cobranza.
El recordatorio por correo llega al correo del alumno y al del apoderado (si tiene). Si no hay ninguno registrado, no se envía. Al enviarse queda anotado el «Último recordatorio» de la cuota.
Plantilla: hay que elegirla a propósito en el selector — no hay una por defecto, y el envío se rechaza si el desplegable queda en «— Elige una plantilla —». Las plantillas se crean y editan en el Notificador.
El sistema no impide volver a enviar un recordatorio. Mira la columna «Último recordatorio» antes de enviar.
El envío por correo necesita que el servicio de correo esté configurado en el sistema; si no lo está, avisa con un error.
SMS: el panel lista las cuotas por cobrar que tienen celular (el del alumno o, si no tiene, el del apoderado). El texto es una plantilla que se puede editar y se guarda.
Las tarjetas y «Vencimientos por curso» cubren lo vencido y los próximos 5 días; la lista permite mirar hasta 90 días hacia adelante.
🧪 PRUEBA (desde la v2.82.0): las cuotas de prueba del equipo LTC siguen en la lista, con la etiqueta, y los envíos funcionan igual; pero no suman en las tarjetas ni en el panel de vencimientos por curso.

⚠️ Alumnos Deudores

Para qué sirve

Es la misma información de cobranza, pensada para quien hace el seguimiento (llamadas y recordatorios): pone el foco en las personas y en los días de atraso.

Qué contiene

Pestaña «Deudores y Retirados» (v2.128.0): muestra las inscripciones en estado DEUDOR o RETIRADO que aún tienen cuotas: Adeudado (cuotas impagas sin la marca «se cobra igual»; número, vencimiento y monto) y Dejado de cobrar (cuotas «Anuladas por retiro», en columna aparte y fuera del total adeudado). También la fecha del cambio de estado (las anteriores a esta versión aparecen como «aprox.» o «sin fecha») y el último recordatorio. No se suma a «Por cobrar» ni genera recordatorios automáticos; las cuotas marcadas «se cobra igual» siguen en «Por cobrar». Quien no tiene cuotas pendientes ni anuladas no aparece. «✉ Aviso final» abre el Notificador con esa inscripción marcada.
Cuatro tarjetas de cuotas y alumnos: Vencido (antes de hoy), Vence hoy, Próximos 5 días y Total por cobrar. Al hacer clic en una, la lista se filtra a ese rango.
«Resumen por curso»: código, curso, profesor y cuotas vencidas, de hoy, próximas y total. Un clic en un curso deja la lista solo con sus alumnos, y los cursos cerrados llevan la etiqueta HISTÓRICO.
Filtros: Vigentes e históricos, profesor, curso, mes de vencimiento y último recordatorio; más un buscador por alumno, curso, profesor o código.
Tabla: alumno, contacto, curso, profesor, N° de cuota, vencimiento, días de atraso, monto y último recordatorio.
✉ Enviar a seleccionados, con selector de plantilla. Cada casilla es una cuota, no una persona: un alumno con dos cuotas en la lista aparece dos veces, y para dejarlo fuera hay que desmarcar las dos. Antes de enviar, la confirmación muestra los nombres de quienes recibirán correo y advierte si alguien tiene una cuota desmarcada y otra no, o si hay cuotas marcadas que el filtro actual no deja ver. Ojo: hacer clic en una tarjeta de arriba o en un curso del resumen vuelve a marcar todas las filas visibles.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Mismos totales que Gestión de Cobranza (vencidas más próximos 5 días).
Histórico = el curso está Cerrado; vigente = cualquier otro estado. Sirve para separar la cobranza pura (el alumno ya no viene) del seguimiento a quien sigue asistiendo.
Las tarjetas y el resumen por curso muestran cantidades de cuotas y de alumnos, no montos; la tabla sí trae el monto de cada cuota.
Igual que en Cobranza, solo entran cuotas de inscripciones Activas.
El envío va al correo del alumno y al del apoderado, y registra el «Último recordatorio». No excluye por sí solo a quienes ya recibieron uno: usa el filtro «Último recordatorio» si quieres dejar fuera a los que ya se avisaron hoy.
Una cuota Postergada sigue contando como deuda mientras no se pague.
🧪 PRUEBA (desde la v2.82.0): las cuotas de prueba del equipo LTC siguen en la lista, con la etiqueta, y los recordatorios funcionan igual; pero no se cuentan en el contador, las tarjetas ni el resumen por curso.

💵 Ingresos por Medio de Pago

Para qué sirve

Muestra cuánto se ha recaudado según el medio de pago (por ejemplo Sumup, Mercado Pago o transferencia), por día del mes y por mes, a partir de las cuotas pagadas registradas en el SGI.

Qué contiene

Filtros de año y mes, y el botón ↺ Recargar.
Dos vistas: «Por día del mes» y «Por mes (últimos 6 meses)», con el detalle de las cuotas que componen cada cifra (con un enlace para abrir la cuota).
Avisos en la parte de arriba cuando corresponde: inscripciones que no aportan por no tener cuotas, y pagos de retirados o deudores que quedaron fuera.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Cada cuota pagada aporta una línea, con el medio de pago y la fecha de pago que tenga registrados en la cuota. Ya no se arma desde el texto de Notion: si algo se ve mal aquí, se corrige en Pagos y Cuotas.
Suma el valor de la cuota (columna «Monto»), no lo que efectivamente se recibió («Monto pagado»). Si una cuota se pagó por un valor distinto (un exceso, o una cuota con ajuste), esta pantalla y la columna «Pagado» de Estado de Pagos pueden no coincidir. Para ver esos casos usa en Pagos y Cuotas los filtros «Pagadas por un monto distinto» y «Con ajuste por diferencias».
Una cuota pagada sin medio de pago registrado no se puede clasificar: corrige el medio en Pagos y Cuotas. Si no tiene fecha de pago, se muestra «—» en el detalle.
Por defecto no incluye los pagos de alumnos retirados o deudores. Un aviso dice cuántos hay y permite incluirlos o volver a excluirlos.
Una inscripción sin ninguna cuota no aporta ingresos, aunque en Notion figure dinero recibido. Un aviso arriba indica cuántas son, cuánto declara Notion y trae un enlace «Ver cuáles son». Para que aporte, hay que emitirle sus cuotas: al guardar la inscripción se le emite su plan.
Se calcula por inscripción: un alumno con dos cursos aporta los ingresos de ambos.
No incluye los pagos de las pruebas del equipo LTC (desde la v2.82.0).

🧾 Estado de Pagos

Para qué sirve

Da una fila por inscripción con lo que vale el curso, lo que se ha pagado y lo que falta por cobrar: la foto del estado de cobro de cada alumno en cada curso, calculada a partir de sus cuotas.

Qué contiene

Buscador (alumno, RUT o correo) y filtros por código de curso y por estado: Con deuda, Al día, Con mora (vencidas), Retirados y Sin valor de curso.
Columnas: alumno, CODIGO, curso, descuento, valor con descuento, cuotas, «Pago Curso (Notion)», pagado, saldo, próxima cuota, último recordatorio y estado.
Arriba, un contador con la cantidad de filas que se ven y la suma de su saldo. El botón ↺ Recargar vuelve a leer los datos.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Cada fila es una inscripción, no un alumno: quien está en dos cursos aparece dos veces, cada una con sus propias cuotas, próxima cuota y recordatorio.
«Pagado» y «Saldo» salen de las cuotas reales de esa inscripción, no del campo «Pago Curso» de Notion. «Pagado» es lo efectivamente pagado en las cuotas pagadas (su «Monto pagado», o el monto de la cuota si no lo tiene). «Saldo» es lo que falta de las cuotas por cobrar (monto más ajuste); una cuota Postergada sigue contando como deuda.
La columna «Cuotas» (por ejemplo 2/3) y «Pago Curso (Notion)» sí se leen del texto de Notion de la ficha del alumno, que es uno solo por alumno y no por inscripción. Por eso pueden contradecir a «Pagado»: con dos cuotas realmente pagadas puede mostrar 0/3, o 3/3 si el texto dice «Completo». Para saber cuántas cuotas están pagadas de verdad, mira «C.pagas» en Inscripciones o las cuotas en Pagos y Cuotas.
«Al día» significa que no quedan cuotas por cobrar, no que se haya pagado todo el valor del curso. Si al plan de cuotas le faltan cuotas por emitir, la inscripción puede aparecer Al día con parte del curso sin cobrar. En Inscripciones, «S.insoluto» y la marca «⚠ plan incompleto» muestran esa diferencia.
Una inscripción sin ninguna cuota aparece con Pagado $0, el valor completo del curso como Saldo y estado Pendiente.
Estados: Al día; Pendiente (tiene saldo pero ninguna cuota vencida); Con mora (tiene cuotas vencidas); Retirado; y Sin valor (no tiene cuotas ni un valor de curso con el que calcular). El filtro «Con deuda» incluye Pendiente y Con mora; no hay un filtro solo para Pendiente.
Los retirados no arrastran saldo: su saldo se muestra en cero, aunque «Pagado» sigue mostrando lo que alcanzaron a pagar. Las inscripciones Completadas también aparecen, y quedan Al día mientras no tengan cuotas por cobrar.
El «valor con descuento» parte del valor del Curso/Sección (o, si no lo tiene, del precio contado del taller) y le aplica el descuento de la inscripción.
Ante cualquier diferencia, la referencia son las cuotas en Pagos y Cuotas.
No incluye las pruebas del equipo LTC (desde la v2.82.0).

Conciliación bancaria

💳 SumUp

Para qué sirve

Cruza los pagos que llegaron por SumUp (el POS) con las cuotas que aún se deben, para marcar como pagadas las que corresponden sin tener que registrarlas una por una.

Qué contiene

Subir el archivo (registro de ventas de SumUp, .xlsx). El sistema detecta las columnas y te deja confirmar el mapeo antes de procesar: Nombre y Apellido, Fecha, Hora, Monto Bruto (obligatorio), Comisión, Monto Neto, Curso, Método de pago y Observación.
Ver excluidos: los movimientos que el sistema dejó fuera a propósito, como reembolsos o montos negativos, para que se pueda revisar.
Sugerencias de conciliación: una fila por pago, con la confianza, la fecha, el nombre, el monto y la cuota sugerida, y la acción para confirmarla o ignorarla.
✓ Confirmar todas las de alta confianza concilia de una vez las que el sistema considera más seguras. 🗑 Limpiar tabla y ↺ Refrescar completan la pantalla.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Quien paga suele ser el apoderado (v2.110.0): el nombre del pagador se compara, palabra por palabra y en cualquier orden, con el nombre completo del alumno y con el nombre completo de su apoderado (nombre y apellido de la ficha). Dos o más palabras iguales cuentan como «nombre completo» o «apoderado»; una sola, como «parcial». Por eso conviene tener el apoderado completo en la ficha del alumno.
Ventana de vencimiento (v2.120.0): en las sugerencias y en el buscador solo aparecen cuotas que vencen entre 60 días antes y 30 días después de la fecha del depósito. Las cuotas de cursos Cerrados sí se ofrecen. Si un depósito de verdad corresponde a una cuota fuera de ese rango, regístralo a mano en Pagos y Cuotas.
Una cuota, un depósito (v2.117.0): una cuota ya asignada a un depósito, en esta o en una conciliación anterior, no se vuelve a ofrecer. En la lista, la cuota que eliges para un depósito queda en gris en los demás; si dos depósitos proponen la misma cuota, ambos lo avisan en rojo.
🧠 Depositantes conocidos (v2.117.0): si asignas un depósito a un alumno que no es quien depositó (paga el apoderado, una tía, la pareja), el SGI lo recuerda (desde la v2.118.0 también cuando el depositante es el apoderado). El próximo depósito de esa persona propone primero las cuotas de ese alumno, con el motivo «depositante conocido»; si además el monto calza, la confianza es alta. Al deshacer esa conciliación, la relación se olvida.
Filtrar por confianza (v2.119.0): un clic en una etiqueta de totales (Alta, Media, Baja, Sin match) deja en la lista solo esos depósitos; la etiqueta elegida queda marcada. Un clic en «Total», o de nuevo en la misma etiqueta, vuelve a mostrar todos. El filtro se mantiene mientras concilias.
Trazabilidad (v2.118.0): todo lo que haces aquí (cargar archivos, conciliar, deshacer, ignorar, limpiar) queda resumido por persona y día en Trazabilidad → 🏦 Conciliaciones. Cada cuota pagada por conciliación también queda en su historial de Trazabilidad.
↩ Ver conciliados (v2.112.0): lista los depósitos ya conciliados, con su cuota, y permite Deshacer uno mal asociado. El depósito vuelve a las sugerencias para conciliarlo de nuevo. Si la cuota estaba por cobrar cuando se concilió, vuelve a por cobrar (se borran su fecha, monto pagado y medio de pago); si ya estaba pagada a mano, sigue pagada. Queda una nota en «Notas / Obs.» de la cuota y el registro en Trazabilidad.
Qué queda en la cuota al conciliar (v2.111.2): la cuota queda pagada con la fecha del depósito (no la del momento de conciliar), el monto pagado igual al monto del depósito, el medio de pago con su código del catálogo (TRMP Mercado Pago, SMP SumUp, TRIT Itaú) y, en «Notas / Obs.», «Pagado por Conciliación MP el fecha en que se concilió: depósito del …, de …, por $…». La nota se agrega a lo que ya hubiera; no lo borra.
Vencimiento y cuotas ya pagadas (v2.111.0): cada cuota de la lista muestra su fecha de vencimiento. Además de las por cobrar aparecen las cuotas ✓ PAGADAS que todavía no tienen un depósito asociado (por ejemplo, las que se marcaron pagadas a mano con el comprobante que llegó por correo). Conciliar con una de ellas solo le asocia el depósito: la fecha, el monto y el medio del pago registrado no cambian; solo se completan el medio de pago o la boleta si estaban vacíos, y queda una nota. Si el monto o la fecha (más de 7 días) no coinciden, el sistema avisa antes. Las pagadas que ya tienen un depósito y las anuladas no aparecen. «Confirmar todas las de alta confianza» no incluye las que sugieren una cuota ya pagada: esas se revisan una a una.
🔎 Otro alumno o apoderado (v2.110.0): bajo la cuota sugerida hay un buscador. Escribe al menos 3 letras del nombre del alumno o de su apoderado y la lista muestra sus cuotas por cobrar (las de monto exacto primero; las sugeridas quedan más abajo). Elige la cuota y presiona Conciliar. Borrar el texto vuelve a las sugeridas. Sirve también cuando un pago quedó «Sin match».
Solo se proponen cuotas Pendientes o Vencidas. La confianza sale de comparar el monto (exacto suma más que «parecido», hasta $1.000 de diferencia), el nombre del alumno o de su apoderado y el curso. Alta es 80 puntos o más, Media desde 50, y por debajo Baja. Una sugerencia no es una certeza: revisa las Medias y Bajas una por una.
Confirmar marca la cuota como pagada con la fecha del archivo (si no la puede leer, usa hoy), el medio de pago correspondiente, exenta de IVA y una nota con los datos del pago.
Al confirmar no se guarda el «Monto pagado» de la cuota, y tampoco queda anotado quién hizo la conciliación (a diferencia de «Registrar pago» en Pagos y Cuotas). Esas cuotas se encuentran con el filtro «Pagadas sin monto pagado».
La confirmación masiva no pide revisar cada caso: antes de usarla mira la lista de «alta confianza».
Un pago que no calza con ninguna cuota queda sin sugerencia: se registra a mano en Pagos y Cuotas.
Se concilia por el Monto Bruto (lo que pagó la persona), no por el neto ni la comisión.
En cada cuota el medio queda como «SumUp» y, si el archivo trae el método (tarjeta, etc.), «SumUp (método)».
Se puede deshacer una conciliación: el movimiento vuelve a pendiente y la cuota a Pendiente.

🔵 Mercado Pago

Para qué sirve

Cruza los pagos que llegaron por Mercado Pago (transferencias) con las cuotas que aún se deben, para marcar como pagadas las que corresponden sin tener que registrarlas una por una.

Qué contiene

Subir el archivo (registro de Mercado Pago, .xlsx). Igual que en SumUp, se confirma el mapeo antes de procesar: Nombre y Apellido, Monto (obligatorio), Fecha, Hora, Curso, Boleta, Fecha de boleta y Observación.
Ver excluidos: los movimientos que quedaron fuera a propósito.
Sugerencias de conciliación: una fila por pago, con la confianza, la fecha, el nombre, el monto y la cuota sugerida, y la acción para confirmarla o ignorarla.
✓ Confirmar todas las de alta confianza concilia de una vez las que el sistema considera más seguras. 🗑 Limpiar tabla y ↺ Refrescar completan la pantalla.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Quien paga suele ser el apoderado (v2.110.0): el nombre del pagador se compara, palabra por palabra y en cualquier orden, con el nombre completo del alumno y con el nombre completo de su apoderado (nombre y apellido de la ficha). Dos o más palabras iguales cuentan como «nombre completo» o «apoderado»; una sola, como «parcial». Por eso conviene tener el apoderado completo en la ficha del alumno.
Ventana de vencimiento (v2.120.0): en las sugerencias y en el buscador solo aparecen cuotas que vencen entre 60 días antes y 30 días después de la fecha del depósito. Las cuotas de cursos Cerrados sí se ofrecen. Si un depósito de verdad corresponde a una cuota fuera de ese rango, regístralo a mano en Pagos y Cuotas.
Una cuota, un depósito (v2.117.0): una cuota ya asignada a un depósito, en esta o en una conciliación anterior, no se vuelve a ofrecer. En la lista, la cuota que eliges para un depósito queda en gris en los demás; si dos depósitos proponen la misma cuota, ambos lo avisan en rojo.
🧠 Depositantes conocidos (v2.117.0): si asignas un depósito a un alumno que no es quien depositó (paga el apoderado, una tía, la pareja), el SGI lo recuerda (desde la v2.118.0 también cuando el depositante es el apoderado). El próximo depósito de esa persona propone primero las cuotas de ese alumno, con el motivo «depositante conocido»; si además el monto calza, la confianza es alta. Al deshacer esa conciliación, la relación se olvida.
Filtrar por confianza (v2.119.0): un clic en una etiqueta de totales (Alta, Media, Baja, Sin match) deja en la lista solo esos depósitos; la etiqueta elegida queda marcada. Un clic en «Total», o de nuevo en la misma etiqueta, vuelve a mostrar todos. El filtro se mantiene mientras concilias.
Trazabilidad (v2.118.0): todo lo que haces aquí (cargar archivos, conciliar, deshacer, ignorar, limpiar) queda resumido por persona y día en Trazabilidad → 🏦 Conciliaciones. Cada cuota pagada por conciliación también queda en su historial de Trazabilidad.
↩ Ver conciliados (v2.112.0): lista los depósitos ya conciliados, con su cuota, y permite Deshacer uno mal asociado. El depósito vuelve a las sugerencias para conciliarlo de nuevo. Si la cuota estaba por cobrar cuando se concilió, vuelve a por cobrar (se borran su fecha, monto pagado y medio de pago); si ya estaba pagada a mano, sigue pagada. Queda una nota en «Notas / Obs.» de la cuota y el registro en Trazabilidad.
Qué queda en la cuota al conciliar (v2.111.2): la cuota queda pagada con la fecha del depósito (no la del momento de conciliar), el monto pagado igual al monto del depósito, el medio de pago con su código del catálogo (TRMP Mercado Pago, SMP SumUp, TRIT Itaú) y, en «Notas / Obs.», «Pagado por Conciliación MP el fecha en que se concilió: depósito del …, de …, por $…». La nota se agrega a lo que ya hubiera; no lo borra.
Vencimiento y cuotas ya pagadas (v2.111.0): cada cuota de la lista muestra su fecha de vencimiento. Además de las por cobrar aparecen las cuotas ✓ PAGADAS que todavía no tienen un depósito asociado (por ejemplo, las que se marcaron pagadas a mano con el comprobante que llegó por correo). Conciliar con una de ellas solo le asocia el depósito: la fecha, el monto y el medio del pago registrado no cambian; solo se completan el medio de pago o la boleta si estaban vacíos, y queda una nota. Si el monto o la fecha (más de 7 días) no coinciden, el sistema avisa antes. Las pagadas que ya tienen un depósito y las anuladas no aparecen. «Confirmar todas las de alta confianza» no incluye las que sugieren una cuota ya pagada: esas se revisan una a una.
🔎 Otro alumno o apoderado (v2.110.0): bajo la cuota sugerida hay un buscador. Escribe al menos 3 letras del nombre del alumno o de su apoderado y la lista muestra sus cuotas por cobrar (las de monto exacto primero; las sugeridas quedan más abajo). Elige la cuota y presiona Conciliar. Borrar el texto vuelve a las sugeridas. Sirve también cuando un pago quedó «Sin match».
Solo se proponen cuotas Pendientes o Vencidas. La confianza sale de comparar el monto (exacto suma más que «parecido», hasta $1.000 de diferencia), el nombre del alumno o de su apoderado y el curso. Alta es 80 puntos o más, Media desde 50, y por debajo Baja. Una sugerencia no es una certeza: revisa las Medias y Bajas una por una.
Confirmar marca la cuota como pagada con la fecha del archivo (si no la puede leer, usa hoy), el medio de pago correspondiente, exenta de IVA y una nota con los datos del pago.
Al confirmar no se guarda el «Monto pagado» de la cuota, y tampoco queda anotado quién hizo la conciliación (a diferencia de «Registrar pago» en Pagos y Cuotas). Esas cuotas se encuentran con el filtro «Pagadas sin monto pagado».
La confirmación masiva no pide revisar cada caso: antes de usarla mira la lista de «alta confianza».
Un pago que no calza con ninguna cuota queda sin sugerencia: se registra a mano en Pagos y Cuotas.
Si el archivo trae número de boleta, se guarda en la cuota al confirmar. El medio queda como «Mercado Pago».
Se puede deshacer una conciliación: el movimiento vuelve a pendiente.

🏛️ Itaú

Para qué sirve

Cruza las transferencias recibidas en la cuenta corriente del Banco Itaú con las cuotas que se deben, igual que SumUp y Mercado Pago pero a partir de la cartola del banco.

Qué contiene

Subir la cartola (.xlsx). No hay paso de mapeo: el sistema lee la cartola con el formato del banco.
Sugerencias de conciliación: confianza, fecha, nombre de quien transfirió, monto, descripción y cuota sugerida, con la acción para confirmar o ignorar.
✓ Confirmar todas las de alta confianza, 🗑 Limpiar tabla y ↺ Refrescar.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Quien paga suele ser el apoderado (v2.110.0): el nombre del pagador se compara, palabra por palabra y en cualquier orden, con el nombre completo del alumno y con el nombre completo de su apoderado (nombre y apellido de la ficha). Dos o más palabras iguales cuentan como «nombre completo» o «apoderado»; una sola, como «parcial». Por eso conviene tener el apoderado completo en la ficha del alumno.
Ventana de vencimiento (v2.120.0): en las sugerencias y en el buscador solo aparecen cuotas que vencen entre 60 días antes y 30 días después de la fecha del depósito. Las cuotas de cursos Cerrados sí se ofrecen. Si un depósito de verdad corresponde a una cuota fuera de ese rango, regístralo a mano en Pagos y Cuotas.
Una cuota, un depósito (v2.117.0): una cuota ya asignada a un depósito, en esta o en una conciliación anterior, no se vuelve a ofrecer. En la lista, la cuota que eliges para un depósito queda en gris en los demás; si dos depósitos proponen la misma cuota, ambos lo avisan en rojo.
🧠 Depositantes conocidos (v2.117.0): si asignas un depósito a un alumno que no es quien depositó (paga el apoderado, una tía, la pareja), el SGI lo recuerda (desde la v2.118.0 también cuando el depositante es el apoderado). El próximo depósito de esa persona propone primero las cuotas de ese alumno, con el motivo «depositante conocido»; si además el monto calza, la confianza es alta. Al deshacer esa conciliación, la relación se olvida.
Filtrar por confianza (v2.119.0): un clic en una etiqueta de totales (Alta, Media, Baja, Sin match) deja en la lista solo esos depósitos; la etiqueta elegida queda marcada. Un clic en «Total», o de nuevo en la misma etiqueta, vuelve a mostrar todos. El filtro se mantiene mientras concilias.
Trazabilidad (v2.118.0): todo lo que haces aquí (cargar archivos, conciliar, deshacer, ignorar, limpiar) queda resumido por persona y día en Trazabilidad → 🏦 Conciliaciones. Cada cuota pagada por conciliación también queda en su historial de Trazabilidad.
↩ Ver conciliados (v2.112.0): lista los depósitos ya conciliados, con su cuota, y permite Deshacer uno mal asociado. El depósito vuelve a las sugerencias para conciliarlo de nuevo. Si la cuota estaba por cobrar cuando se concilió, vuelve a por cobrar (se borran su fecha, monto pagado y medio de pago); si ya estaba pagada a mano, sigue pagada. Queda una nota en «Notas / Obs.» de la cuota y el registro en Trazabilidad.
Qué queda en la cuota al conciliar (v2.111.2): la cuota queda pagada con la fecha del depósito (no la del momento de conciliar), el monto pagado igual al monto del depósito, el medio de pago con su código del catálogo (TRMP Mercado Pago, SMP SumUp, TRIT Itaú) y, en «Notas / Obs.», «Pagado por Conciliación MP el fecha en que se concilió: depósito del …, de …, por $…». La nota se agrega a lo que ya hubiera; no lo borra.
Vencimiento y cuotas ya pagadas (v2.111.0): cada cuota de la lista muestra su fecha de vencimiento. Además de las por cobrar aparecen las cuotas ✓ PAGADAS que todavía no tienen un depósito asociado (por ejemplo, las que se marcaron pagadas a mano con el comprobante que llegó por correo). Conciliar con una de ellas solo le asocia el depósito: la fecha, el monto y el medio del pago registrado no cambian; solo se completan el medio de pago o la boleta si estaban vacíos, y queda una nota. Si el monto o la fecha (más de 7 días) no coinciden, el sistema avisa antes. Las pagadas que ya tienen un depósito y las anuladas no aparecen. «Confirmar todas las de alta confianza» no incluye las que sugieren una cuota ya pagada: esas se revisan una a una.
🔎 Otro alumno o apoderado (v2.110.0): bajo la cuota sugerida hay un buscador. Escribe al menos 3 letras del nombre del alumno o de su apoderado y la lista muestra sus cuotas por cobrar (las de monto exacto primero; las sugeridas quedan más abajo). Elige la cuota y presiona Conciliar. Borrar el texto vuelve a las sugeridas. Sirve también cuando un pago quedó «Sin match».
Solo importa depósitos que son transferencias recibidas de personas. Deja fuera los abonos de SumUp, Gesta Teatral, Pago Proveedores y Flow, y todo lo que no sea una transferencia recibida.
Un movimiento no se importa dos veces: si subes la misma cartola de nuevo, los repetidos se descartan y el sistema informa cuántos importó, cuántos eran duplicados y cuántos excluyó.
Las sugerencias funcionan igual que en las otras conciliaciones (Alta desde 80 puntos, Media desde 50). El monto y el nombre del alumno o su apoderado son lo que más pesa.
Confirmar marca la cuota pagada con el medio «Cta.Cte. Itaú», exenta de IVA y con una nota. No guarda el «Monto pagado» ni quién la concilió.
Esta pantalla no tiene «Deshacer»: una conciliación equivocada se corrige en Pagos y Cuotas con ↩ «Deshacer pago».
Recuerda que en el formulario público de autoinscripción ya no se ofrece Itaú como medio de pago: los pagos que lleguen por esta vía son transferencias directas.

🎟️ Conciliación Entradas

Para qué sirve

Cruza los depósitos de la cartola del banco con las compras de entradas pagadas por transferencia, para saber qué compras tienen su plata en la cuenta y cuáles no. Conciliar deja la compra marcada como conciliada con su depósito; no verifica el pago (eso sigue siendo el ✓ en Venta de Entradas).

Cómo se usa

Cargar cartola: el Excel de movimientos tal como lo descarga el banco (Mercado Pago: Fecha de Pago, Tipo de Operación, Número de Movimiento, Operación Relacionada, Importe). Se importan solo los ingresos que son múltiplos del valor de la entrada (por defecto el del evento más común, $6.500; se puede cambiar). Subir la misma cartola dos veces no duplica nada.
Elige el período de depósitos. Cada depósito muestra fecha y hora (de Chile), monto y cuántas entradas equivale, número de operación y su estado.
Sugerencias: la cartola no trae el nombre de quien transfiere, así que el sistema propone la compra con el mismo monto que mejor calza según el código de transferencia que declaró el alumno (si coincide con la operación, confianza alta), la fecha de transferencia declarada y, sobre todo, la hora exacta de la compra (se registra al segundo cuando el alumno confirma): si el depósito llegó pocos minutos después de comprar, la coincidencia es fuerte aunque haya varias compras del mismo monto. Las compras cargadas por planilla no usan la hora, porque es la de la carga. Cada sugerencia dice por qué y si hay otras compras con el mismo monto. Cada depósito se asigna a una sola compra y viceversa. Las sugerencias consideran solo los depósitos del período elegido: conviene trabajar con el período completo de la venta.
Pagos combinados (siempre de confianza media o baja; se confirman uno a uno): pago conjunto, un depósito que es la suma exacta de 2 o 3 compras del mismo alumno («✓ Confirmar pago conjunto»), y pago en partes, una compra pagada con 2 depósitos que suman su total, cercanos a la hora de la compra («✓ Confirmar las 2 partes»). Compiten con las sugerencias simples en un solo ranking: gana la que mejor calza. Deshacer un pago conjunto o en partes lo deshace completo, y la nómina muestra el depósito en cada compra del pago conjunto y «(2 partes)» en las pagadas en partes.
✓ Confirmar una sugerencia, Elegir otra compra: la ventana muestra a cada alumno con todas sus compras por transferencia y el total que compró (por ejemplo «24 entradas · $156.000 en 2 compras»), incluidas las ya conciliadas con su depósito; se elige una compra o se marcan varias del mismo alumno y «Conciliar las seleccionadas» (si suman el depósito, queda como pago conjunto). El alumno cuyas compras sin conciliar suman exactamente el depósito aparece primero, destacado y con sus compras ya marcadas. «Ver todos los alumnos» amplía a cualquier monto. Si se elige una sola compra pero las compras sin conciliar de ese alumno suman el depósito, el sistema pregunta si concilia todas. Si un depósito conciliado no cuadra con lo asociado, la fila avisa cuánto falta y ofrece «➕ Completar con otras compras», que agrega las que faltan (queda como pago conjunto) sin deshacer nada; y si es al revés —la compra supera lo depositado porque se pagó en más de una transferencia— ofrece «➕ Agregar otro depósito», con primero los depósitos sin conciliar que calzan exacto con lo que falta y los más cercanos a la hora de la compra (queda pagada en partes), o ✕ Descartar un depósito que no es de entradas (por ejemplo, una cuota que coincide con un múltiplo de $6.500). «Confirmar las N sugerencias de confianza alta» las confirma de una vez. ↩ Deshacer quita una conciliación o restaura un descartado.
Qué compras participan: con Presentación eliges la fecha, y participan todas las compras por transferencia de los cursos que se presentan ese día; con Cursos puedes dejar solo uno o más códigos de esa fecha (al menos uno). Ese filtro se aplica a las sugerencias, a la asignación manual y a la lista de compras sin depósito; un aviso sobre la grilla dice cuántas compras participan y de qué cursos. Sin presentación, participan todas.
Compras por transferencia sin depósito: las que no están conciliadas ni tienen un depósito sugerido, entre las que participan. Puede ser que la transferencia aún no esté en la cartola cargada, que el monto no coincida o que no se haya pagado.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Si el alumno tiene más de una compra en esa presentación, bajo cada compra aparece su total (por ejemplo «Total de Eduardo en esta presentación: 10 entradas · $65.000 en 2 compras») y sus otras compras con su estado (conciliada, con sugerencia o sin depósito). La conciliación sigue siendo compra por compra: cada depósito se asocia a la compra que pagó.
Las dos grillas se ordenan clickeando el título de la columna (▲/▼; otro clic invierte el orden). Depósitos: fecha, monto, operación, estado (de confianza alta a descartados) o alumno de la compra. Compras sin depósito: alumno, fecha de compra, monto o presentación. El orden se mantiene al cambiar el filtro.
La Nómina de transferencias (Venta de Entradas) muestra en cada compra el depósito conciliado (fecha y operación), en pantalla y en el Excel.
Las acciones quedan en el Registro de accesos. Un usuario que no es administrador necesita el módulo «Conciliación Entradas» asignado en Administración de Usuarios.

Comunicación y ventas

✉️ Notificador

Para qué sirve

Envía correos y mensajes de WhatsApp a alumnos (y a su apoderado, según el caso) desde el propio SGI: recordatorios de cuotas automáticos, o un mensaje libre a quien elijas.

Qué contiene

Dos pestañas: Recordatorio cuotas (automático, por correo) y Mensaje personalizado (a mano, por correo o WhatsApp).
Recordatorio cuotas: «Días de anticipación», la plantilla a usar y 📬 Enviar recordatorios. Después del envío, una tabla muestra a quién se le escribió y si se logró.
Mensaje personalizado: el canal (✉️ Correo electrónico o 💬 WhatsApp), la plantilla guardada, el Asunto (solo correo) y el Cuerpo, con las variables disponibles debajo. Más abajo, los filtros (curso, estado, buscar alumno) y la tabla de destinatarios con casilla para elegir a quién escribirle, y 📬 Enviar.
Gestión de plantillas (arriba del Cuerpo, en Mensaje personalizado): el desplegable «Plantilla guardada», 💾 Guardar plantilla, ✚ Nueva plantilla, 🗑 Eliminar y ⚙ Administrar (una ventana con todas las plantillas, para crearlas o editarlas sin tener que escribir primero un mensaje).

Tenlo presente cada vez que lo uses

Los correos se envían solos desde la cuenta del servidor (Brevo, o Gmail si Brevo no está configurado): no pones tus propias credenciales. Si ninguno de los dos está configurado, el sistema avisa y no envía nada.
«Recordatorio cuotas» llega al alumno Y a su apoderado (si tiene correo registrado), automáticamente. «Mensaje personalizado» por correo llega solo al correo del alumno que aparece en la tabla de destinatarios: el apoderado no se incluye ahí.
«Recordatorio cuotas» solo considera cuotas Pendientes con vencimiento dentro de los días que indiques (no incluye las Vencidas). «Mensaje personalizado» sí deja elegir entre Pendientes, Vencidas o ambas con el filtro de estado.
Variables que se reemplazan solas en el Asunto y el Cuerpo, en ambas pestañas: {{nombre}}, {{taller}}, {{monto}}, {{fecha_vencimiento}}, {{numero_cuota}}, {{profesor}}, {{fecha_inicio}}, {{sala}}, {{dia_horario}}, {{ubicacion}} y {{url_encuesta}}. Solo en «Recordatorio cuotas» hay además {{ajuste}} y {{detalle_ajuste}}, para cuando la cuota tiene un ajuste por diferencias — en «Mensaje personalizado» esas dos no se reemplazan.
De dónde sale cada variable de la inscripción — se explica al pasar el cursor sobre cada una, en la propia pantalla: {{profesor}} y {{sala}} usan primero el dato propio de esta inscripción (el recuadro de Clases Personalizadas, en Editar Inscripción); si no lo tiene, el del Curso/Sección; y si tampoco, el del taller. {{dia_horario}} hace lo mismo, y si no hay texto propio lo arma solo con el día y las horas del Curso/Sección o del taller. {{ubicacion}} y {{url_encuesta}} solo existen a nivel de la inscripción — no hay taller ni Curso/Sección del que heredarlas, así que si no se llenaron ahí, quedan vacías.
El monto que se informa es el efectivo (el valor de la cuota más su ajuste, si tiene), no el valor original del plan.
WhatsApp no pasa por el servidor: abre una pestaña de wa.me por cada destinatario, con el mensaje ya escrito — tú presionas enviar en cada una. Si eliges más de 5, el sistema pide confirmar antes de abrir todas las pestañas. Necesita el celular del alumno (no usa el del apoderado), y le antepone el 56 si no lo tiene.
Por WhatsApp no hay «último recordatorio» ni historial: esa columna y el registro de envío solo se actualizan cuando el canal es correo.
Aviso final (v2.121.0): en Mensaje personalizado → Por inscripción se envía un solo correo por inscripción con toda su deuda vencida. Variables: {{cuotas_pendientes}} (números de las cuotas vencidas e impagas, p. ej. «3 y 4»), {{total_deuda}} (su suma, con ajustes) y {{fecha_limite}} (la «Fecha límite» que eliges al enviar; por defecto hoy + 10 días). Las inscripciones de alumnos DEUDOR o RETIRADO también aparecen en esta lista. Con «Registrar como aviso final» queda en las notas de la inscripción («Aviso final enviado el DD-MM-AAAA…»), en Trazabilidad y como recordatorio de pago. A una inscripción sin cuotas vencidas no se le envía. La columna «Por cobrar» muestra en rojo las cuotas vencidas y su total.
«Último recordatorio» (el mismo dato que se ve en Gestión de Cobranza y Alumnos Deudores) se actualiza al enviar por correo desde Recordatorio cuotas y desde Mensaje personalizado → Por cuotas pendientes. En Por inscripción solo se actualiza si marcas «Contar este correo como recordatorio de pago»; si no, el correo sale pero esa columna sigue diciendo «sin enviar». El sistema no impide reenviar: revisa esa columna antes de escribir de nuevo.
El Asunto es obligatorio para correo, y el Cuerpo lo es siempre, sin importar el canal.
CC — con copia (solo correo, en «Mensaje personalizado»): elige a uno o varios usuarios del SGI para que reciban copia de cada correo de este envío — si mandas a 20 alumnos con alguien en copia, esa persona recibe 20 correos, uno por cada uno. No aplica a WhatsApp ni a «Recordatorio cuotas».
Después de enviar, la tabla de resultados muestra destinatario, estado y el detalle exacto de cualquier error — revísala si algo no salió como se esperaba.
El nombre de una plantilla es único. Si en «✚ Nueva plantilla» escribes el nombre de una que ya existe, el sistema rechaza la creación y avisa — la anterior no se toca. Usa un nombre distinto, o edítala directamente con «⚙ Administrar».
💾 Guardar plantilla siempre guarda sobre la que esté seleccionada en el desplegable en ese momento — repasa cuál está elegida antes de guardar.
«Recordatorio cuotas» exige elegir una plantilla antes de enviar. No hay una por defecto: el desplegable arranca en «— Elige una plantilla —» y el envío se rechaza si no se cambia. Existe una plantilla de partida llamada «Recordatorio de pago» (se crea sola la primera vez que se abre este módulo), pero hay que seleccionarla a propósito como cualquier otra — nunca se usa sola.
Eliminar una plantilla es definitivo y no se puede deshacer.

Crear una plantilla de correo nueva a partir de una que ya existe

Es la forma más rápida de armar una plantilla parecida a otra que ya usas — se copia el contenido de la que elijas y queda lista para modificar.

En Notificador → Correo electrónico, en el desplegable "Plantilla guardada", elige la plantilla existente más parecida a la que necesitas. Su Asunto y Cuerpo se cargan en los campos de abajo.
Presiona ✚ Nueva plantilla.
Se abre una ventana pidiendo el nombre de la nueva plantilla. Escríbelo y presiona Aceptar.
Con eso se crea la nueva plantilla, tal cual estaba la anterior (mismo Asunto y Cuerpo), y queda seleccionada automáticamente en el desplegable.
Modifica el Asunto y/o el Cuerpo hasta dejarla como corresponde.
Presiona 💾 Guardar plantilla para guardar esos cambios.

📌 "Guardar plantilla" siempre guarda sobre la plantilla que esté seleccionada en ese momento en el desplegable — como el paso 4 la deja seleccionada sola, el guardado del paso 6 cae en la plantilla nueva, no en la original.

También puedes crear una plantilla desde cero, sin partir de otra: escribe el Cuerpo directamente (es obligatorio, no puede quedar vacío) y sigue desde el paso 2.

🎟️ Venta de Entradas

Para qué sirve

Organiza la venta de entradas para la presentación de un curso. Se crea un evento por Curso/Sección; cada alumno compra con su enlace personal (pago por transferencia); el equipo verifica los pagos, gestiona los comprobantes y controla el ingreso al teatro. También permite registrar ventas en la boletería del teatro y controlar un mínimo de entradas por alumno.

Lo que recibe el alumno es un cupón de opción, no la entrada oficial: lo presenta en la boletería del teatro y allí lo canjea por la entrada oficial.

1 · Crear y configurar el evento

+ Nuevo evento o ✎ editar: Curso/Sección, nombre y fecha de la presentación, valor de la entrada, cupo total, máximo por alumno (techo acumulado de lo que cada alumno puede comprar), mínimo por compra (cantidad mínima de cada transacción) y, opcional, mínimo exigido por alumno (cuántas debe comprar cada uno, sumando sus compras; no puede ser mayor que el máximo).
El cupo es compartido por todo el curso: el máximo por alumno no es una reserva; lo que uno no usa lo puede comprar otro.
🔒 cierra o reabre la venta por enlaces y deja registrado quién lo hizo. La venta en boletería sigue disponible con la venta cerrada.
Los datos bancarios y el mensaje del comprobante que ve el alumno se editan en Parámetros → Venta de Entradas · Datos bancarios.

2 · Lista de eventos

Por evento: curso, presentación, fecha, valor, cupo, disponibles (y «+N sobre cupo» si se vendieron supernumerarias), máximo por alumno con cuántos alumnos compraron y, si hay mínimo exigido, «mín. N: cumplen X/Y» (⚠ si hay casos por aclarar), vendidas (todas las reservadas: aprobadas, por verificar y observadas, porque ese cupo ya no se puede volver a vender; «🎫 N boletería» las vendidas en el teatro). Vendidas + Disponibles = Cupo (más las supernumerarias, si las hay) y estado.

3 · Enlaces personales y lo que ve el alumno

🔗 Enlaces personales genera un enlace por cada alumno con inscripción activa en ese curso, para copiarlo o enviarlo por correo (al alumno y a su apoderado), con la fecha del último envío y descarga en Excel. Si alguien no aparece, su inscripción no está activa en ese código. Cada enlace es de UN alumno: todo lo que se compra con él queda a su nombre.
Página de compra (su enlace): la presentación, el curso, el profesor y su nombre; cuántas puede comprar; los datos para transferir; un recuadro para adjuntar el comprobante; y, si el evento exige mínimo y no lo completa, el bloque «Tu mínimo de entradas». Después de comprar se le indica que ya puede declarar a sus invitados, con un enlace directo.
«Ver mis Entradas» (Cupones de Opción): sus compras con su estado, los datos de la transferencia, un botón para adjuntar comprobante a cada compra, el nombre de cada invitado y, una vez verificado el pago, el código QR de cada cupón. La impresión de cupones está desactivada por ahora: el botón «Imprimir mis cupones» no aparece y, si el alumno imprime desde el menú del navegador, la hoja solo muestra un aviso. El alumno muestra el código QR en su celular. Si su pago fue observado, ve el aviso con el motivo y lo que falta.
Declarar invitados no espera la verificación del pago: se puede apenas compra. Lo único que espera la verificación son los códigos QR. Los invitados se pueden cambiar hasta el día de la presentación (hora de Chile); un cupón ya canjeado no se puede modificar.

4 · Pedidos y verificación del pago

La tabla del detalle muestra una línea por alumno. Si tiene una sola compra, la línea es esa compra, con sus botones. Si tiene varias, la línea las resume: entradas y monto vigentes (sin anuladas), cuántas compras hay en cada estado, comprobantes en total, y 👥 con todos sus invitados juntos, en orden alfabético (check-in, nombres y «a Todos» funcionan igual). Con ▸ se despliegan sus compras una por una (↳ Compra #N), cada una con sus botones de verificar, observar, anular, comprobantes y boleta. Es solo la vista: cada compra sigue existiendo por separado. Junto al nombre del alumno aparece el de su apoderado, si está registrado (alumno / apoderado), en la línea del alumno (no se repite en cada compra desplegada).
✓ Verificar pago: chequeo posterior contra el comprobante real (se puede corregir monto, medio de pago y boleta). No hace falta para dejar entrar a la gente.
⚠ Observar pago: cuando el comprobante no cuadra (monto incompleto, no corresponde a esta compra, ilegible, no llegó el pago u otro). Se indica el motivo, el monto recibido y un detalle. El pedido no se anula: queda «observado», las entradas siguen reservadas y el alumno no ve los QR hasta que se verifique. Se le avisa por correo (y a su apoderado) con lo que falta, salvo que se desmarque la casilla. Si estaba aprobado vuelve a pendiente. La observación se cierra sola al verificar el pago; ✕ la quita sin verificar.
🚫 Anular deja el pedido sin efecto, libera el cupo y conserva el registro. 🗑 Eliminar borra el pedido, sus entradas y sus comprobantes del servidor (la copia externa se conserva) y pide escribir ELIMINAR: no se puede deshacer.

5 · Comprobantes

📎 N indica cuántos comprobantes tiene la compra («· N nuevo» si llegaron después de observar el pago). Abre una ventana con todos, del más antiguo al más reciente: miniatura o PDF, fecha, quién lo subió y enlace a cada uno, con «Abrir todos en pestañas». Ninguno se borra al subir otro.
Duplicados: al abrir 📎 N, el sistema compara el contenido de cada archivo (no el nombre). Los idénticos se destacan en amarillo como «Duplicado del comprobante N», el más antiguo queda como «Original», y se pueden eliminar uno a uno o todos juntos con «Eliminar los N duplicados»: el original nunca se puede eliminar, y el archivo eliminado se conserva en Cloudflare como respaldo (ya no aparece en la compra). Si el mismo archivo está en la compra de otro alumno, se avisa en rojo (posible comprobante reutilizado). El botón de la tabla muestra «· N dup.» cuando ya se detectaron. Además, ni el alumno ni el staff pueden volver a subir a una compra un archivo que ya tiene. Una foto distinta del mismo comprobante (otra captura o recorte) no se detecta como duplicado.
📎+ Subir comprobante: para el que llegó por correo, WhatsApp o en persona; se indica cómo llegó, queda marcado como subido por el staff (con «s» y quién lo subió). No verifica el pago.
Los comprobantes son privados: solo se abren con sesión del SGI. Desde la v2.105.1 se guardan en Cloudflare apenas llegan (no en el volumen de Railway) y se abren desde allí igual que antes; solo si Cloudflare no responde quedan un tiempo en el volumen y se trasladan esa noche. Los subidos antes de la versión 2.59.0 que se reemplazaron ya no existen (aparecen como «ya no está en el servidor»).

6 · Mínimo exigido y declaración de compañeros

Si el evento exige mínimo, el alumno que no lo completa con sus compras puede declarar en su enlace qué compañero/a de su curso compró las que le faltan, y cuántas (puede repartir entre varios, nunca más de lo que le falta, y corregir o retirar hasta el día de la función). El alumno no ve si su declaración cuadra.
Para el staff, la sección «🎯 Mínimo exigido» del detalle lista a cada alumno: cuántas compró, lo que declaró, cuántas le faltan, su estado (Completo, Completo con declaración, Por aclarar, Incompleto) y a quiénes cubre según otros.
Una declaración cuadra (✓) si al compañero no le declaran, en total, más entradas de las que compró por sobre su propio mínimo; si le declaran más, todas las declaraciones sobre él quedan ⚠ y esos alumnos «Por aclarar». Se recalcula solo cuando alguien compra o cambia su declaración.
Para que un compañero pueda comprar de más y cubrir a otro, el máximo por alumno debe ser mayor que el mínimo.

7 · Venta en boletería

🎫 Venta en boletería registra una venta hecha en el teatro, como invitación de un alumno del curso (el anfitrión), sin usar su enlace: cantidad, monto cobrado, medio de pago, boleta opcional y nombres de los invitados. Queda aprobada, y «Marcar el ingreso ahora» (marcada por defecto) registra el ingreso en el momento.
Primero se venden las disponibles del cupo; para pasarse hay que marcar «Supernumeraria». Las ventas dentro del cupo ocupan lugares: si se venden las últimas, los alumnos ya no pueden comprar con su enlace.
No cuenta para el máximo del anfitrión ni aparece en su enlace; no cuenta para su mínimo, salvo que se marque «Cuenta para el mínimo del alumno». Tampoco cuenta como «compró» en las listas de alumnos sin compra.
En el detalle se ve como «🎫 Boletería · quién la registró».

💳 Nómina de transferencias

Botón arriba de la lista de eventos, visible solo para administradores y para quienes tengan asignado el módulo Conciliación Entradas. Se elige una fecha de presentación y muestra todas las compras pagadas por transferencia de los eventos de ese día (todos los cursos que presentan esa fecha): fecha y código de la transferencia, alumno y apoderado, curso, entradas, monto, banco, estado del pago, comprobantes y pedido, ordenadas por fecha de transferencia, con una columna ✓ para marcar a mano. Arriba, los totales (verificado y por verificar) y al final los totales por día de transferencia, que es lo que se coteja con cada día de la cartola. Desde la v2.75.0 trae además la columna Depósito, con el depósito de la cartola conciliado a cada compra (módulo Conciliación Bancaria → Entradas). Se imprime en Carta horizontal o se baja en Excel. Incluye las compras por verificar, observadas y verificadas; no incluye anuladas, ventas en boletería ni las cargadas como efectivo o tarjeta. La fecha y el código de transferencia son los que declaró el alumno: las compras sin esos datos se destacan.

8 · Listado de boletería e ingreso al teatro

🎟 Listado boletería (imprimir o Excel): al principio, los alumnos que aún no compran, con su celular (y el del apoderado) y su enlace de compra, para contactarlos; después, todas las entradas vendidas, una línea por entrada, con el alumno, su invitado, el pedido, «🎫 boletería» si corresponde y la hora de ingreso, con una casilla ✓ para marcar a mano. No incluye anuladas. La columna de pago verificado está oculta por ahora. Conviene imprimirlo lo más cerca posible de la función.
🎟 Listado compacto: versión corta para la puerta, aparte del listado anterior (que no cambia). Todos los invitados declarados en orden alfabético, con una letra-guía y el alumno que invita, en dos columnas (unas 120 entradas caben en dos hojas Carta). Los que ya ingresaron salen tachados con ✓. Al final, «Por completar en la puerta»: una línea en blanco por cada entrada sin nombre declarado, agrupadas por alumno, para escribir a mano a quien llega.
📷 Check-in en el teatro escanea el QR del cupón. Asistentes (👥) tiene un buscador por nombre o parte del nombre (sin importar mayúsculas ni tildes, y con palabras en cualquier orden) para encontrar rápido a quien llega, y permite el ingreso manual: cada entrada pasa por sin declarar → declarada → ya ingresó, con su botón «Checkin Manual» y la opción de deshacer un ingreso mal registrado (conserva el nombre). «Checkin Manual a Todos» hace todo de una vez para el pedido: guarda el nombre de las entradas que tengan algo recién escrito en su campo y marca el ingreso de las que ya tenían un nombre declarado — así un grupo mixto se ingresa junto, sin tocar fila por fila.
📋 Cargar planilla: para ventas históricas hechas fuera del sistema; se pegan filas (alumno, cantidad, monto, fecha, modo, boleta), con vista previa, y quedan aprobadas.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Cobros solo a quien debe (v2.73.0): «Recordatorio cuotas» ya no incluye inscripciones canceladas ni retiradas. En «Mensaje personalizado → Por inscripción» la lista muestra cuánto tiene por cobrar cada inscripción («al día» si nada) y tiene el filtro «Cuotas por cobrar»; si el mensaje parece de cobro y hay seleccionados al día, se pregunta antes de enviar. El ✉ de una cuota (Gestión de Cobranza, Alumnos Deudores) se niega a enviar si la cuota ya se pagó o la inscripción está cancelada o retirada, aunque la lista en pantalla sea anterior.
El nombre del alumno sale siempre de su ficha (Alumnos), igual en todas las pantallas. Si una compra aparece a nombre de otro alumno, se hizo con el enlace de ese otro.
Todo lo que hacen los alumnos desde su enlace (abrirlo, comprar, adjuntar, declarar) queda en Trazabilidad → Registro de accesos, tipo «Enlaces públicos», con el correo del dueño del enlace (no prueba quién lo usó).
Crear el evento no trae a nadie a la tabla de pedidos: los alumnos aparecen cuando compran, se les vende en boletería o se carga una planilla.

🛍️ Merchandising

Para qué sirve

Es el catálogo y el control de inventario de los productos de la tienda (ropa, accesorios y otros): precio, cuánto stock hay, cuándo hay que reponer y a qué proveedor se le compró.

Qué contiene

Tarjetas de producto con imagen, categoría, precio de venta y stock actual, con un filtro por categoría (Ropa, Accesorios, Otro). Un producto con poco stock lleva la marca STOCK BAJO.
+ Nuevo producto: nombre, categoría, descripción, precio de venta (CLP), stock actual, stock mínimo, colores, tallas, URL de la imagen y URL en el sitio web.
En cada producto: Editar y + Stock (registrar una reposición).
«Stock y Reposiciones»: una tabla con el producto, la categoría, el precio, el stock actual, el stock mínimo, la última reposición y el último proveedor.

Tenlo presente cada vez que lo uses

STOCK BAJO aparece cuando el stock actual es igual o menor al stock mínimo que definiste. Si dejas el mínimo en cero, solo avisa al quedarse sin unidades.
Registrar una reposición suma esas unidades al stock y guarda la fecha, el proveedor (nombre, correo, celular, sitio web), el precio unitario y el monto total (precio por cantidad). Si se elimina una reposición, esas unidades se restan.
Este módulo no registra ventas: el stock solo sube con las reposiciones y se corrige editando el producto. Si vendes unidades, hay que descontarlas a mano.
Eliminar un producto no lo borra: lo desactiva y deja de mostrarse, conservando su historial.
Las imágenes se pueden subir al Repositorio de imágenes de Mantención y pegar aquí su enlace.

Sistema y configuración

🔗 Notion Sync

Para qué sirve

Trae al SGI los alumnos, inscripciones y datos de pago que están en las bases de Notion, para no tipearlos dos veces. Se ejecuta sola cada cierto tiempo o cuando tú la disparas.

Qué contiene

⟳ Sincronizar ahora (arriba) y el Último resultado, con el detalle de lo que se procesó.
Credenciales de la API de Notion: lo recomendado es declararlas como variables de entorno en Railway (NOTION_TOKEN, NOTION_DB_ALUMNOS); también se pueden guardar aquí.
Filtros de recuperación: qué valores del campo «Inscrito» se traen y una lista blanca de CODIGO (vacío = sin filtro). Se combinan: el alumno tiene que cumplir todos los que estén llenos.
Sincronización automática: se activa y se elige la frecuencia (cada 1, 2, 6, 12 o 24 horas). Botones «Guardar configuración» y «Probar conexión».
Herramientas de apoyo: «¿Cómo obtener el Database ID?», Diagnóstico por CODIGO (compara los alumnos de un código entre Notion y el SGI y dice por qué alguno no aparece), «Buscar en Notion» (muestra cómo lee el SGI cada campo), la lista de campos reconocidos y el historial de sincronizaciones.

Tenlo presente cada vez que lo uses

La sincronización automática no tiene un usuario detrás: los alumnos que crea quedan sin «Creado / aprobado por». Solo la disparada con «Sincronizar ahora» deja tu nombre.
Lo que corriges en el SGI está protegido: las cuotas que alguien modificó a mano no se sobrescriben desde Notion (queda constancia en el registro), y un estado de inscripción fijado a mano no se revierte.
Los alumnos «RETIRADO» sí se traen: quedan en el SGI con su inscripción en estado Retirada.
El taller de cada alumno se reconoce por su CODIGO (y, si no, por el nombre); para el nombre se usa la equivalencia de nombres de Notion que ya estaba guardada (desde la v2.107.1 no se edita en el SGI: lo seguro es que el alumno traiga su CODIGO, con su Taller vinculado en Curso/Sección).
Si un alumno «no aparece», usa primero el Diagnóstico por CODIGO: casi siempre es un filtro, un CODIGO mal escrito o la base sin compartir con la integración.
Antes de tocar los filtros piensa que restringen lo que se trae, no lo que ya está en el SGI.
El token es un secreto: no lo compartas ni lo pegues en mensajes.

⚙️ Parámetros

Para qué sirve

Reúne las reglas y listas que el resto del sistema usa: cómo se leen los datos de Notion, qué estados puede tener una cuota, los datos bancarios de las entradas y otros ajustes. Un cambio aquí afecta a varios módulos.

Qué contiene

🚪 Salas (v2.108.0): la lista de salas donde se dictan los cursos, con su nombre, ubicación y cupo (cuántas personas caben). En Curso/Sección la sala se elige de esta lista y los Cupos totales no pueden superar el cupo de la sala. La Sala Virtual (14 cupos) es la de los cursos de Tipo Online y no se puede eliminar. Una sala que ya usa algún curso no se puede renombrar ni eliminar: se desactiva y deja de aparecer para elegirla. La columna «Cursos» dice cuántos la usan y avisa si algún curso vigente tiene más cupos que la sala. Agregar, editar o desactivar una sala queda en el historial de accesos.
📋 Aviso de planificación pendiente: los correos de quienes reciben el recordatorio. Para cada curso que todavía no empieza (Vendiéndose o Vendido) y no tiene planificación en el Libro de Clases —salvo las Clases Personalizadas, código CPE—, el sistema mantiene un solo mensaje en el Muro de Novedades con la lista de todos esos cursos (se actualiza cada día: cada curso sale de la lista al planificarse, y cuando no queda ninguno el mensaje pasa a «terminado»), y envía un correo 7 días y otro 48 horas antes del inicio de cada curso, solo si para entonces sigue sin planificación. Cada línea del mensaje del Muro va en este orden: código · nombre del curso · profesor · fecha de inicio. Revisa una vez al día desde las 09:00; «↻ Revisar y avisar ahora» hace esa revisión en el momento y avisa si algún correo no salió por falta de destinatarios. «✉ Reenviar recordatorios de la semana» manda un solo correo con todos los cursos sin planificación que empiezan en 7 días o menos, aunque ya se hayan avisado (la revisión normal no repite lo ya enviado). «✉ Enviar correo de prueba» manda un correo a la lista y muestra la respuesta del servicio de correo: si lo acepta y no llega, está en spam o lo bloquea el servidor de destino. Muestra los cursos pendientes de hoy y los últimos correos enviados, con su resultado (enviado con su número de mensaje, o el error) y a quiénes.
💰 Aviso de cuotas pendientes: revisa a los alumnos con inscripción vigente (no retirados ni cancelados) de dos grupos de cursos —salvo las Clases Personalizadas, código CPE—: los que empiezan en 2 días o menos y todavía deben su primera cuota (la cuota 0 de reserva no cuenta), y los que cierran en 7 días o menos según la fecha de cierre de Curso/Sección y todavía deben su última cuota (desde la v2.78.1; antes se usaba la última clase planificada). Un curso sin fecha de cierre no entra en esta revisión. Una cuota está pendiente si su estado «cuenta como» por cobrar (pendiente, vencida, pago en curso, postergada…). El sistema mantiene un solo mensaje en el Muro de Novedades con la lista vigente, agrupada por curso (código · nombre · profesor · fecha) con cada alumno, su cuota, el monto y el vencimiento; se actualiza cada día, cada alumno sale de la lista cuando su cuota queda pagada y, si no queda nadie, el mensaje pasa a «terminado». Además envía un correo por curso, la primera vez que entra a cada revisión, a los mismos destinatarios del aviso de planificación pendiente (se cambian ahí), con el contacto del alumno y del apoderado; si el envío falla, se reintenta al día siguiente. Revisa una vez al día desde las 09:00; «↻ Revisar y avisar ahora» hace la revisión en el momento y «✉ Reenviar la lista vigente» manda un solo correo con todos los alumnos pendientes de hoy, aunque ya se hayan avisado. Muestra la lista de hoy y los últimos correos enviados con su resultado.
📅 Curso/Sección · Próximos días: cuántos días hacia adelante mira cada tarjeta de la fila «Próximos días» de Curso/Sección (Por iniciar, Por presentar y Por cerrar), de 1 a 365; 7 por omisión. El cambio queda en Trazabilidad.
Portal de Alumnos — Link de pago: el enlace al que va el alumno al presionar «Pagar»; su cuota queda «en curso» hasta que confirmes el pago en Cobranza o Pagos.
Diagnóstico de correo (Brevo): envía un correo de prueba y muestra el error exacto si falla (usa las variables BREVO_API_KEY y BREVO_FROM).
Correo de Evaluación Docente: las encuestas salen desde un remitente propio, distinto del de cobranza (variable BREVO_FROM_EVALUACION en Railway, por ejemplo info@lateatralchile.com; el nombre que ve el alumno, la firma y a dónde llegan las respuestas se definen aquí mismo, en «Quién firma las invitaciones», desde la v2.84.0; por omisión Nelson Marchant, Coordinador Docente. Las variables BREVO_FROM_EVALUACION_NAME y BREVO_REPLYTO_EVALUACION de Railway quedan solo como respaldo si esos campos se vacían). «🔎 Comprobar configuración» muestra qué lee el servidor y consulta a Brevo si ese remitente está registrado y activo y si su dominio está autenticado, con lo que falta por hacer. «✉ Enviar correo de prueba» manda un ejemplo real de la invitación (con la firma) desde ese remitente y muestra el número de mensaje de Brevo. «🔎 ¿Qué pasó con este correo?» consulta a Brevo, con el número de mensaje de cualquier correo del SGI, si se entregó, se postergó, rebotó o fue bloqueado, con qué remitente salió y el motivo, y avisa si el destinatario está bloqueado en Brevo. Si Brevo dice «entregado» y no está en Recibidos, lo filtró el correo del destinatario (Spam, Promociones).
Medios de pago (códigos de Notion): cómo se traduce cada abreviatura de «Fechas y obs pagos» (por ejemplo «M1: SMP1 17/5/26») al medio de la cuota, con un probador de texto real.
Políticas del servicio: la versión vigente que aceptan quienes se autoinscriben.
Estados de las cuotas y su «Cuenta como».
Venta de Entradas · Datos bancarios: banco, tipo y número de cuenta, RUT, titular, correo para el comprobante y el mensaje al alumno.
Clases Personalizadas · Tarifario: precio base por sesión y el descuento según cuántas sesiones se contratan (1 a 4).
Listas de Notion: las opciones de campos como Embudo y Pago Curso, y las palabras con que se reconoce «pagado completo» y las mensualidades.

Tenlo presente cada vez que lo uses

«Cuenta como» es lo más importante de los estados de cuota: decide si una cuota con ese estado suma a lo recaudado, a la deuda, o a ninguno. Los estados «del sistema» se pueden renombrar pero no borrar ni cambiarles el «Cuenta como», porque el resto del SGI depende de ellos.
Un código de medio de pago tiene de 2 a 6 letras y sirve para reconocer el texto de Notion: cambiarlo afecta a las próximas sincronizaciones, no a las cuotas ya registradas. Un alias no puede estar asignado a otro medio.
Al cambiar el texto de las políticas en el sitio, sube la versión aquí: es lo que distingue «aceptó las políticas» de «aceptó estas políticas». Las inscripciones anteriores conservan la que aceptaron.
Los datos bancarios se muestran tal cual en el formulario público de compra de entradas: revísalos antes de guardar.
El tarifario de Clases Personalizadas alimenta la calculadora al crear una inscripción; los cambios rigen para las inscripciones nuevas.
Las listas «Pago Curso» leen el texto heredado de Notion para reconocer mensualidades; hoy los montos y saldos salen de las cuotas, así que ese ajuste pesa poco en los informes financieros.
Varios de estos ajustes se guardan con su propio botón «Guardar»: cada sección se guarda por separado.

🛠️ Mantención

Para qué sirve

Es la caja de herramientas del administrador: informes para detectar datos que no cuadran, herramientas para corregirlos, respaldos y el control de que el sistema funcione bien.

Qué contiene

🧠 Depositantes conocidos desde el historial (v2.117.0): revisa las conciliaciones ya hechas (Mercado Pago, SumUp e Itaú) y lista los depósitos asignados a un alumno que no es quien depositó, aunque sea su apoderado (v2.118.0). Al aplicar, esas relaciones quedan registradas para que las próximas conciliaciones propongan a ese alumno. No toca cuotas ni depósitos; crea un respaldo antes y queda en el historial de accesos. Se puede repetir: lo ya registrado no se duplica.
🚪 Retirados con cuotas por cobrar (v2.78.0): lista las inscripciones RETIRADO que siguen con cuotas por cobrar —incluidas las que quedaron con Estado «Activa», que es por lo que se les seguía cobrando—, con sus cuotas. Al regularizar las elegidas, la inscripción queda Retirada/RETIRADO y sus cuotas por cobrar pasan a «Anulada por retiro»; las pagadas, con pago en curso o marcadas «se cobra igual» no se tocan. Con respaldo previo y cada cambio en Trazabilidad.
📐 Restablecer cuotas al valor del plan (v2.74.0): lista las inscripciones cuyas cuotas por cobrar quedaron con un valor distinto del plan (por el antiguo reparto del saldo, retirado en esta versión), con el valor actual, el del plan y qué pasa con el total del alumno (si una diferencia dejaría de cobrarse o se cobraría de más). Se eligen cuáles restablecer; se aplica con respaldo previo, solo sobre cuotas por cobrar, y cada cuota queda en Trazabilidad. Reemplaza a «Ajustes por diferencias de pago», que se retiró.
Repositorio de imágenes: subir imágenes y copiar su enlace para usarlas en talleres, profesores, merchandising o el portal. Desde v2.105.0 se guardan en Cloudflare; el enlace es el mismo de siempre (/uploads/…) y las imágenes antiguas siguen funcionando. Si Cloudflare no responde al subir, la imagen queda temporalmente en el volumen de Railway y se traslada sola durante la noche.
🔎 Cuotas con montos bajo $10.000 (v2.122.0, informe de solo lectura): revisa todas las cuotas, en cualquier estado, y lista las que tienen el monto de la cuota, el monto a cobrar (monto + ajuste) o el monto pagado menor a $10.000, en rojo. Cada fila trae «Editar cuota →», que abre esa cuota en el SGI para corregirla. Algunas pueden estar bien (becas, matrículas, abonos parciales). Desde la v2.124.0 no incluye las pruebas del equipo LTC (curso PRACTICAS1V1), y desde la v2.125.0 tampoco las inscripciones con Beca Completa (descuento de 100% o PAGO CURSO «beca completa»).
📋 Informes de integridad: informes de solo lectura que se abren en una pestaña nueva (referencias huérfanas, inscripciones sin cuotas, valor y cuotas vs. Curso/Sección —las inscripciones vigentes cuyo valor de lista o número de cuotas guardado es distinto del que tiene hoy su Curso/Sección, agrupadas por curso, con la diferencia y las cuotas emitidas; no compara el número de cuotas de los pagos al contado ni las Clases Personalizadas, y un enlace permite incluir retiradas, completadas y canceladas—, diferencias entre Notion y el SGI, 🏷️ nombre de los cursos sin «Curso (Notion)» —v2.96.0: por cada código, el nombre que se ve hoy y el que tendría armado solo con datos del SGI —Taller · Día · dd-mm-aaaa para el equipo, Taller · Día para el alumno y Taller · Profesor en Clases Personalizadas, desde la v2.99.0—, además de los cursos sin día, fecha o profesor, con los que cambiarían, los que quedarían «Código X», los nombres que quedarían repetidos entre cursos no cerrados y los códigos cuyas inscripciones usan otro Taller; se usa antes de dejar de usar ese campo—, descuentos no aplicados, fechas de pago sospechosas, pedidos Wix sin alumno, entre otros).
Herramientas de corrección, cada una con su propio recuadro: estado automático de Curso/Sección, rescatar la situación desde la ficha, marcar cuotas como exentas de IVA, limpiar constancias, detectar y normalizar el medio de pago, rehacer y reconstruir planes de cuotas, ajustes por diferencias de pago, desligar pedidos Wix sin alumno, completar monto pagado vacío, aplicar descuentos a cuotas ya creadas, repaso de pagos históricos de Notion.
Auditorías y diagnósticos: alumnos duplicados, Inscritos / Vigentes / Retirados, alumnos con más de un curso, resolver inscripciones duplicadas por CODIGO, Curso/Sección sin Taller vinculado, fusiones revividas por Notion y alumnos sin ningún curso.
Respaldos en Cloudflare (v2.102.0): con el repositorio externo configurado, Cloudflare es el repositorio principal: guarda 7 diarios, 5 semanales, 12 mensuales y los respaldos sueltos (manuales y previos a una corrección) de los últimos 90 días, y el SGI borra allá los más antiguos cada noche. En el volumen de Railway queda solo una red mínima: el último diario y los últimos 3 sueltos, para restaurar rápido y para la recuperación automática al arrancar. Cada noche, después de subir la copia del día, el SGI traslada a Cloudflare lo que sobra en el volumen y lo borra solo si comprobó que la copia allá está completa; lo que no se pudo comprobar se conserva. «☁️ Respaldos en Cloudflare» muestra cuántas copias hay de cada tipo y cuánto pesan; «🚚 Trasladar respaldos del volumen a Cloudflare» muestra primero la vista previa (qué se conserva, qué se sube y qué se borra, y cuánto espacio se libera) y lo hace al confirmar. «Crear respaldo ahora» sube la copia a Cloudflare en el momento.
Fichas, imágenes y comprobantes en Cloudflare (v2.105.0 y v2.105.1): las fichas de inscripción firmadas de los alumnos, las imágenes del repositorio y los comprobantes de pago de Venta de Entradas se guardan en Cloudflare, no en el volumen de Railway. Solo si la subida falla quedan temporalmente en el volumen, y cada noche el SGI vuelve a intentar subirlas: las borra del volumen solo después de comprobar que la copia en Cloudflare está completa. «🗂 Trasladar fichas, imágenes y comprobantes a Cloudflare» muestra primero cuántos quedan en el volumen y cuánto pesan, y las traslada al confirmar; queda registrado en Trazabilidad.
Respaldos: el automático corre todos los días y se guarda en Cloudflare, con rotación circular en tres niveles — diario (se guardan los últimos 7), semanal (los últimos 5, uno por semana) y mensual (los últimos 12, un año completo). En el volumen de Railway queda solo el último diario y los últimos 3 sueltos. Aparte, puedes crear uno manual cuando quieras, y hay un respaldo descargable a tu computador.
📂 Uso del volumen (en Capacidad del sistema, v2.103.0, solo lectura): suma todo lo que hay en el volumen de Railway por carpeta —base, respaldos, sesiones, imágenes, comprobantes, fichas y diplomas— con los 25 archivos más grandes, y lo que informa el sistema de archivos (usado, total y libre). Sirve para comparar con el «Volume Usage» de Railway y saber qué ocupa espacio. No borra nada.
Capacidad del sistema (tamaño de la base y memoria, con alerta por correo), historial de sincronizaciones con Notion y una vista de los filtros y reglas del sistema.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Este módulo puede cambiar muchos datos a la vez. La mayoría de las herramientas de corrección parten con Analizar, que muestra qué haría sin escribir nada: léelo antes de aplicar.
Antes de aplicar una corrección masiva, crea un respaldo con «Crear respaldo ahora»: se guarda en el volumen y se sube de inmediato a Cloudflare. Los respaldos automáticos no dependen del servidor: cada uno se sube a Cloudflare y se comprueba que llegó completo, así que si se pierde el volumen de Railway las copias siguen a salvo allá. Si alguna noche la subida falla, el respaldo queda en el volumen, llega un aviso por correo y se reintenta la noche siguiente. Descargar una copia a tu computador de vez en cuando sigue siendo una buena costumbre.
No hay copia de respaldo por correo: la base creció más de lo que un adjunto admite. El correo solo se usa para avisar si una subida a Cloudflare falló. «☁️ Ver estado del respaldo automático», en el recuadro de arriba, dice si Cloudflare está configurado y cuántos respaldos hay guardados de cada tipo.
Varias acciones exigen perfil Administrador y quedan registradas en el historial de accesos con tu usuario.
Los informes de integridad no modifican nada: son seguros para explorar. Sirven de guía para saber qué herramienta de corrección usar.
"Resolver inscripciones duplicadas por CODIGO" no revisa Clases Personalizadas. Ahí varios alumnos — o varios paquetes del mismo alumno, con fechas distintas — comparten a propósito un mismo código; el chequeo reconoce esos paquetes porque cada uno trae su propio profesor, horario, sala o fecha de inicio, y los deja fuera. Solo marca como duplicada una inscripción que de verdad se repitió por error, sin ningún dato propio que la distinga.
Cada herramienta explica en su propio recuadro qué toca y qué no (por ejemplo, «solo toca cuotas creadas por ese proceso»). No ejecutes una que no entiendas.
Capacidad del sistema: si la base o la memoria cruzan su umbral, el sistema envía una alerta por correo.
Las imágenes subidas aquí se guardan en Cloudflare, no en el volumen del servidor; úsalas en lugar de enlaces externos que pueden desaparecer.
📅 Estado automático de Curso/Sección (desde la v2.86.0, el único proceso que cambia el estado de los cursos). Reglas, en este orden: sin fecha de inicio no se calcula; pasada la fecha de cierre → Cerrado; faltando 15 días o menos para el cierre → Por Cerrar; ya empezado → Activo si tiene clases planificadas en el Libro de Clases, Abierto si no; antes del inicio → Vendiéndose, o Vendido si se marcó a mano. Cuándo se aplica: (1) cada noche a las 03:30 si está marcada la casilla «Ejecución diaria automática» de esa tarjeta —se programa ahí mismo: marcarla la activa y desmarcarla la apaga; corre una sola vez al día aunque el servidor se reinicie, y la tarjeta muestra la última ejecución—; (2) al guardar un curso en Curso/Sección, si no se cambió el estado a mano; (3) a mano, con «Analizar» (vista previa) y «Aplicar» (con confirmación). Fijado a mano: un estado elegido en la ficha que sea de otra etapa que la que dicen las fechas queda 📌 fijado y el proceso no lo cambia; las etapas son antes del inicio (Vendiéndose/Vendido), en curso (Abierto/Activo), Por Cerrar y Cerrado. Si va por delante de las fechas (por ejemplo, cerrado antes del cierre) se libera solo cuando las fechas llegan a esa etapa; si va por detrás (por ejemplo, reabierto después del cierre) queda así hasta que alguien corrija las fechas o el estado. «Analizar» también lista los cursos fijados a mano, los que no tienen fecha de inicio y los que no tienen fecha de cierre (nunca pasarían a Por Cerrar ni a Cerrado). Cada cambio queda en el historial de accesos.

🔐 Administración de Usuarios

Para qué sirve

Define quién puede entrar al SGI y qué módulos ve. Solo los administradores acceden a esta pantalla.

Qué contiene

Lista de usuarios: nombre, correo, celular, ciudad, perfil, módulos, estado (activo o no) y último acceso.
+ Nuevo usuario y, por cada usuario, editarlo, restablecer su clave, enviarle sus credenciales por correo y eliminarlo.
⚙ Perfiles de acceso: conjuntos de módulos con nombre (por ejemplo, el perfil de cobranza). Un usuario recibe los módulos de su perfil.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Solo un Administrador ve esta pantalla; a cualquier otro usuario le queda oculta aunque su perfil tenga otros módulos.
El correo es obligatorio, tiene que ser válido y no puede repetirse. Si no escribes una clave (mínimo 6 caracteres), el sistema genera una y te la muestra una sola vez para que se la envíes.
«Enviar credenciales» y el correo de acceso necesitan que el servicio de correo esté configurado; si no lo está, el sistema avisa.
Los módulos de un perfil son los que aparecen en el menú. Notion Sync, Parámetros y Mantención también se pueden asignar a un perfil, pero varias de sus acciones siguen exigiendo ser Administrador.
Eliminar un usuario lo borra: si solo quieres que deje de entrar, desactívalo. Su nombre seguirá apareciendo en el historial de lo que hizo.
Ingreso de emergencia: existe una vía de ingreso con el usuario y la clave configurados en el servidor. Cuando hay un Administrador real creado, conviene inhabilitarla; el sistema avisa si la clave es débil.
Las acciones sobre usuarios quedan en el Registro de accesos, en Trazabilidad.

📋 Trazabilidad

Para qué sirve

Responde quién hizo qué en el SGI: quién creó, editó o eliminó cada ficha de alumno, cada Inscripción y cada Cuota (con el antes y el después de cada campo), y quién entra al sistema, con qué frecuencia y cuánto tiempo lo usa. Solo lo ve un administrador.

Qué contiene

🏦 Conciliaciones (v2.118.0): quién usó las conciliaciones de Mercado Pago, SumUp e Itaú y la herramienta de depositantes de Mantención. Una fila por persona, módulo y día con el resumen (conciliados y monto, archivos cargados, deshechos, ignorados, limpiezas) y «Ver detalle» con la hora de cada acción. Las cuotas pagadas por conciliación aparecen además en la pestaña de Cuotas.
📋 Alumnos, Inscripciones, Cuotas y Enlaces: el detalle de cada movimiento — fecha y hora, usuario, entidad (con su número), acción, alumno, código y qué cambió. Filtros por alumno o código, entidad, acción, usuario y período, varios por línea; «Limpiar» los deja en blanco.
📊 Resumen de movimientos: para un período (7, 30 o 90 días, este mes o fechas a elección) muestra cuántos movimientos hubo, cuántos alumnos se vieron afectados y quiénes intervinieron; una tabla por persona (inscripciones y cuotas creadas · editadas · eliminadas, pagos registrados y deshechos, cambios de monto, lo hecho fuera de horario); una tabla por alumno (cuántos cambios tuvo, quién los hizo, qué campos cambiaron más y qué conviene revisar); movimientos por día; los campos más modificados; y una lista para revisar con las eliminaciones, los pagos deshechos y los cambios de monto. Clic en una persona o un alumno abre el detalle ya filtrado, con el mismo período.
🔑 Registro de accesos (antes estaba en Mantención): ingresos al SGI y al portal de alumnos, módulos visitados y operaciones críticas, agrupados por usuario, día e IP. Clic en el usuario despliega el detalle.
📊 Resumen de accesos: los últimos 30 días del equipo — cuántas personas se conectaron hoy, en 7 y en 30 días, el tiempo de uso estimado, la hora de más uso y los ingresos al portal de alumnos. Por persona: frecuencia (Diario, Semanal, Ocasional o Sin uso), días y tiempo de uso en 7 y 30 días, promedio por día, ingresos, módulos más usados, último acceso y una columna A revisar (uso fuera de horario, muchas IP distintas, operaciones críticas, cuentas activas que nadie usa). Más dos gráficos: personas por día y uso por hora.

Tenlo presente cada vez que lo uses

Solo se registra un «editar» cuando algo de verdad cambió: guardar un formulario sin modificar nada no deja registro.
Ficha del alumno (v2.114.0): queda registrado quién creó una ficha a mano (con su RUT y correo), quién la editó (cada campo con el antes y el después, también el apoderado editado desde el Libro de Clases), quién subió, reemplazó o eliminó la ficha de inscripción firmada, quién la desactivó y quién la eliminó (con cuántas inscripciones y cuotas se borraron con ella). La inscripción que se genera al crear o editar la ficha con un CODIGO también queda como «Creó» de Inscripción, y el descuento que se cambia desde la ficha queda como edición de la inscripción. Los cambios que hacen la sincronización con Notion y las herramientas de Mantención no aparecen aquí: las de Mantención quedan con su propia constancia.
Enlaces de Autoinscripción e Inscripciones Web (v2.109.0): para no llenar el registro, se anota una fila por hecho importante. Enlaces: generado (para quién y hasta cuándo vence), anulado (con el motivo) y eliminado; el envío por WhatsApp o correo no se anota aquí (queda en el Registro de accesos), y que la persona lo completó se ve como la inscripción web recibida. Inscripciones web: recibida (usuario «Wix» o «Enlace público» con su correo), editada (una sola fila con todos los campos que cambiaron), aprobada (qué alumno e inscripción se usaron o crearon, con cuántas cuotas), rechazada (con el motivo) y recuperada. Al aprobar, la inscripción nueva también aparece como «Creó» de Inscripción, igual que una hecha a mano. Reprocesar no se anota. Se registra desde la versión 2.109.0: lo anterior no se reconstruye.
Al crear o eliminar no hay detalle campo a campo («Registro nuevo» / «Registro eliminado»): lo relevante es que existió el hecho, con su fecha, usuario y a quién correspondía.
Cubre las acciones principales sobre Inscripciones (crear, editar, cancelar, eliminar) y Cuotas (crear, editar, registrar pago, editar el pago, deshacer el pago, duplicar, eliminar). Lo que arrastra automáticamente un pago con exceso sobre la cuota siguiente no queda en un registro aparte.
El tiempo de uso es una estimación, no un control de jornada: se cuentan tramos de 5 minutos en los que la persona hizo algo en el sistema. Quien deja la pantalla abierta sin usarla no suma tiempo; quien lee una pantalla largo rato sin tocar nada suma menos de lo real. La medición fina parte con la versión 2.55.0: antes de esa fecha el tiempo sale más bajo, porque solo se cuentan ingresos, cambios de módulo y ediciones (la pantalla lo avisa).
«Fuera de horario» es antes de las 7:00 o desde las 22:00, hora de Chile. No es en sí un problema; es un dato para mirar.
Los filtros de fecha usan el día de Chile: lo hecho a las 22:00 cuenta en ese día, no en el siguiente.
El Registro de accesos y la medición de actividad conservan los últimos 6 meses: cada noche, después del respaldo, se depura lo más antiguo. Lo depurado queda en los respaldos (los mensuales se guardan 12 meses). La Trazabilidad de Inscripciones y Cuotas no se depura.
Enlaces públicos (tipo «Enlace público» en el Registro de accesos): lo que hacen alumnos e interesados desde los enlaces de compra de entradas y de autoinscripción, sin entrar al SGI — abrir su enlace, comprar, completar la transferencia, adjuntar el comprobante, declarar asistentes, enviar la inscripción. Se anotan con su correo (o su nombre, si no tiene correo), y la apertura del enlace se anota una vez cada 30 minutos aunque recargue la página. Antes de la versión 2.56.0, las compras de entradas quedaban como «desconocido»: ahora se muestran como «Compra de entradas» con el nombre del alumno que figura en el registro. Estos accesos no cuentan como uso del equipo en el resumen; tienen su propio indicador.
El detalle muestra los 1.000 movimientos más recientes que calcen con el filtro; los resúmenes, en cambio, cuentan todo el período.

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